DB3301T0166-2015房屋登记档案管理规范.doc.docVIP

DB3301 杭州市地方标准规范 DB 3301/ 0166—2015 房屋登记档案管理规范 2015-09-01 发布 2015-09-30 实施 杭州市质量技术监督局 发布 刖 言 本标准按照GB/T 1.1—2009给出的规则起草。 本标准由杭州市房产档案馆提出。 本标准归口杭州市住房保障和房产管理局。 本标准主要起草单位：杭州市标准化学会、杭州市房产档案馆。 本标准主要起草人：张虎、俞薇、郭寒青、宋建慧、张洁、边慧玲、赵奇云、周莎、胡勤燕。 房屋登记档案管理规范 i范围 本标准规定房屋登记文件的归档与移交、档案的保管与保护、鉴定与销毁、档案的利用、档案的信 息化的要求和方法。 本标准适用于杭州市各级房产管理部门在房产管理活动中形成的房屋登记档案的管理。 2规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894电子文件归档与管理规范 DA/T 31纸质档案数字化技术规范 DA/T 25档案修裱技术规范 JGJ/T 30房地产业基本术语标准 JGJ 278房地产登记技术规程 JGJ 25档案馆建筑设计规范 建标103档案馆建设标准 电子档案移交与接收办法档发〔2012〕7号 3术语和定义 JGJ 278界定的及下列术语和定义适用于本标准。 3.1 房屋登记文件 房产管理部门在房屋登记（包括所有权登记、抵押权登记、地役权登记、预告登记以及其他类型登 记等）活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的材料。 3.2 房屋登记电子文件 房屋登记电子文件在房屋登记活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光 盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.3 房屋登记档案 具有参考和利用价值并归档保存的房屋登记文件（3.1)。 3.4 房屋登记电子档案 具有参考和利用价值并归档保存的房屋登记电子文件（3.2)。 3.5 房屋登记数字档案 包括房屋登记电子档案（3.4)和传统载体房屋登记档案经由扫描、数字转化后的数字化档案。包 括房屋登记档案电子目录、电子登记簿、原生性房屋登记电子文件、纸质房屋登记档案的数字化加工成 果，及其元数据等。 3.6 房屋登记信息 包括原始登记凭证和房屋登记机构对房屋权利的记载信息。 3.7 房屋原始登记凭证 房屋登记申请人提交的房屋权利登记申请表，房屋权利设立、变更、转移、消灭或限制的具体依据， 以及其他材料。 3.8 房屋权利的记载信息 房屋登记机构对房屋权利的记载信息，包括房屋自然状况（坐落、面积、用途等）、房屋权利状况 (所有权情况、他项权情况和房屋权利的其他限制等）、以及房屋登记机构记载的其他必要信息。 3.9 利害关系人 房屋登记结果影响或可能影响其合法权益的人。 4房屋登记文件的归档与移交 4.1归档总则 4.1.1房屋登记档案管理部门应配备专职档案管理人员，健全工作制度，确保房屋登记档案的完整、 准确、安全和有效利用。 4.1.2房屋登记文件应在登记流程办理完毕后及时整理立卷，移交房屋登记档案管理部门保管，任何 组织或个人不得据为己有或拒绝归档。 4.2归档范围 4.2.1下列材料应予以归档： 房屋登记机构在登记过程中形成的审核材料，包括询问笔录、实地查看材料、登记审核结果材 料等； 申请人（代理人）提供的登记申请材料，包括房屋登记申请书、身份证明、房产权利来源证明 材料、房屋自然状况及登记簿记载的其他事项发生变化的证明材料等； 其他证明材料。 4.2.2具有下列情况之一的材料不予归档： 重份的文件； 空白的文件； 一般事务性的无查考、保存价值的文件； 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件； 与本件登记无关的文件； 无参考价值的群众反映材料、调查提纲、便条等。 4.3归档时间 登记流程办理完毕后，房屋登记电子文件应实时归档，纸质文件应在一周内归档。 4.4归档要求 4.4.1归档文件应为原件。只能提交复制件的，经办人应校对原件，并签名或加盖印章确认。复制自 其他部门的文件，应注明原件存放处。 4.4.2合并办理的房屋登记业务共用一份原件的，应将该原件存于其中保管期限较长的一个案卷内， 并在其他案卷内注明原件保存处。 4.4.3归档文件必须真实、完整、系统。真实是指归档文件的记载信息与房屋自然状况及权利状况相 符；完整是指应归档文件齐全、无缺失，签署手续完备；系统是指应保持归档文件之间的有机联系。 4.4.4归档文件的印制、书写、装订应符合档案长久保管的要求。破损的文件应予以修复；字迹模糊 或易褪色的文件应予以复制，复制件与原件一并归档。 4.5归档文件整理要求 4.5.1归档