060210.CTGP.NRV.1.4采购及合同管理.内控手册.v6.9.docVIP

1.4 采购及合同管理业务流程 业务流程范围 1 所涉及的业务范围 选择设备供应商；签订框架协议、合同并对框架协议和合同的执行和存档进行管理。 2 所涉及的部门范围 财务部门、法律事务部门、审计部门、纪检监察部门、网络发展（规划、计划建设、采购）部门、以及其他有资本性支出需求的部门 3 所涉及的计算机系统和相关维护部门 办公自动化系统、计划建设管理系统、财务管理系统 企业信息化部门、财务部门 二、 目标 设备采购及项目招标行为规范，符合国家法律法规、相关国际惯例和公司管理制度的要求。 三、 风险 未遵守合同条款要求，未遵循有关法律法规，导致合同索赔、项目停滞或政府处罚。 四、 相关会计科目 无 五、 流程概述 网络发展部门定期编制设备集中采购目录，目录中主要包括设备类别、采购方式等内容。目录中规定了允许下级公司自行采购的设备种类。设备集中采购目录由网络发展部门负责人审核无误后，上报主管副总经理审批，批准后，以文件形式下发给下级公司及本级公司相关部门。下级公司及本级公司相关部门按该文件的要求进行设备集中采购。 1 框架采购流程 1.1 编制采购文件 当按规定需要采用框架协议方式确定设备供应商及设备采购价格时，由网络发展部门组织编制采购文件，并由部门负责人或其授权人审批。如采购文件中的商务规范书部分与标准格式比较有重大变化，还要经法律部门审核。 1.2 组织谈判 采购部门根据以往同类型项目实施记录、业务部门推荐或技术交流等资料确定有资格的物资供应商范围，经采购部门负责人或其授权人审批后，上交主管副总经理或其授权人进行审批。审批通过后，采购部门向相应的物资供应商发出邀请书和采购文件并成立谈判小组，展开谈判工作。 谈判结束后由谈判小组出具谈判总结报告，采购部门在此基础上形成谈判报告，谈判报告由采购部门负责人或其授权人审批后，上报主管副总经理或其授权人审批。批准后由采购部门负责将框架谈判工作的相关文件整理备查。 1.3 框架协议的签订 采购部门根据框架谈判结果组织拟定框架协议、编制合同审批表，交法律部门审核后由主管副总经理或者其授权人进行审批。审批通过后，由股份公司的法人代表或者其授权人与物资供应商签订框架协议。 1.4 框架协议的执行和监督 如果下级公司所需购置的设备属于上级公司规定的统谈分签的范围时，下级公司应按照上级公司签订的相应的框架协议执行。 采购部门负责监督所签订框架协议的执行情况，并会同审计、纪检监察等相关部门不定期对下级公司框架协议的执行情况进行检查。 1.5 对于重要设备采购的框架协议，需提请法律、审计和纪检监察部门参与框架协议的谈判、签订工作。 2 招标采购流程 2.1 编制招标文件 当按规定需要采用招标方式确定设备供应商时，由网络发展（规划、计划建设）部门组织编制技术规范书，由采购部门组织编制商务规范书并与技术规范书汇总为招标文件。招标文件由网络发展部门负责人或其授权人审批。如商务规范书部分有新的变化，还要经由法律事务部门进行审核。 如属于土建项目，则按规定必须由相关政府部门进行公开招标，相关流程不在此流程中规定。 2.2 组织招标 采用自行招标方式的项目，招标单位应该在招标工作开始以前取得自行招标资格，否则应委托招标代理公司完成招标工作。招标单位应审核受委托招标的招标代理公司的相应资质证明。 招标方式有公开招标和邀请招标两种。 邀请招标： 采用邀请招标方式的项目，采购部门会同工程建设和需求部门提出邀请招标范围，并报部门负责人或其授权人核准。重大项目报主管副总经理审批。并按照相关招标流程的规定展开招标工作。 公开招标： 采用公开招标方式的项目，按国家公开招标流程执行。 2.3 进行评标 评标活动应按国家相关法律法规所规定的方式进行。 评标专家应从评标专家库中抽取，成立评标委员会；评标委员会组成应符合国家相关规定。 设备供应商投标后，由招标人按照有关规定组织进行开标、评标工作，并记录开标的全过程，然后备案。如果投标人少于规定数量，应重新进行招标，或者向国家有关主管部门做出书面说明，在取得国家有关主管部门的批准后，招标工作可以继续进行。投标文件由评标委员会进行评审，出具评标报告，并由评标委员会全体成员签字。采购部门在评标报告的基础上提出采购报告；采购报告（附评标报告）由网络发展部门负责人审批后，报主管副总经理审批。主管副总经理在推荐的中标候选人中确定中标厂家或决定是否提交采购委员会决策。批准后由采购部门/招标代理公司向中标厂家发出中标通知书，并负责将招、投标活动相关文件整理归档。采用公开招标方式的，招标代理公司在发出中标通知书之前应将中标结果在网站上公示一定时间，如果有投诉，应在规定时间内回复处理意见。 2.4 对于重要设备的采购，需提请法律、审计和纪检监察部门参与项目招标工作。 2.5 合同审批及签