企业档案库房管理.docx

第四章企业档案库房管理第一节档案库房规划与管理（一）常用库位规划方式及其优缺点、适用性1.大流水方式所谓大流水方式，是指档案按照接收入库的时间顺序进行排列，先进先排，后进后排。优点：这种方式排列简单，节省空间，便于对库存档案总数增减变化情况的统计。缺点：但是以时间顺序为线索导致从物理位置上看不出档案材料之间的关联，因此需要编制比较完善的检索工具或有较强检索能力的档案信息管理系统，否则难以进行精细化管理。适用性：大流水方式适合档案数量少，或现代化水平高的企业采用。2.分类方案方式所谓分类方案方式，是指档案人员严格按照企业档案分类方案所规定的类目体系进行档案库房规划的方法。优点：这种方式对档案材料的库位安排精细严密，材料间的有机联系可以从存放位置上一目了然，便于精确检索和从实体上维系档案的成套性和完整性。缺点：这种方式占用和需要预留的空间大，或者需要档案人员不断调整库位。适用性：条件苛刻机械，企业极少采用。3.分类流水结合方式所谓分类流水结合的方式，是指先将库房区域或柜架按照档案类别进行划分，然后再在某类区域内按照档案材料的入库时间先后顺序排列，不考虑某一事件或项目之间档案材料的有机联系。优点：既有相对精细的类别划分，又可在某一类别内体现出归档时间顺序，在相对节约空间的基础上简化了排架方法。适用性：因其优势突出被很多企业采用。（二）库位管理的要求1.企业档案库位一旦规划完毕，档案人员应当对库房进行实际区域划分并进行标示，标示要求细化到每一排、每一组、每一格段，对柜架上的排列顺序也应事先明确规定。2.针对一些生产或建设中常常出现的大量零散的过程记录单据，或一些招投标未中标的材料，考虑其利用率较低且数量较大，建议可以采用一些标准的档案箱进行批量保存，在箱子外部张贴封面标签，在内部备齐目录和备考表。3.在大型企业集团的档案馆，如果对下属企业档案材料采取接受进馆管理方式，则需要将每个全宗的档案材料集中在一起，对于全宗内的档案材料，尊重原企业的存放规律，不得擅自拆分和重组。4.档案材料一旦上架，不应再变动库位，务必使每份归档材料拥有唯一的档号和唯一的存放位置。第二节档案库房日常管理工作（一）库房日常管理工作的要求1.企业应当制定企业档案库房管理细则和灾备预案2.档案部门应当完善档案库房防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防有害生物“八防”的措施和条件。3.档案库房应与办公室和阅览室分开，任何人未经允许不得进入档案库房。4.档案人员应严格档案进出库的登记管理。5.库房排架应整齐有序，库位标识清晰准确，任何人不得擅自改变库位。6.档案人员应定期进行库房安全和档案保管状况检查，并做好监控记录。(二)库房日常工作的内容与流程1.库房排架库区应按排架要求进行柜架排列，档案存放位置原则上不允许擅自改变。阅览区应配备必要的办公设备和文具，安装必要的监控设备。档案部门应编制档案库号，库位号采用“X组-（A或B）面-X列-X排-X盒-X件”形式，如“3组-A面-3列-4排-5盒-23件”表示该档案的库房位置在3号组密集架A面3列4排第五盒中的第23件。纸质档案实行分类流水排架法。非纸质载体档案存放于专用柜架中，排架方法参照纸质档案。2.库房设备库房应配备必要的档案保护设备档案柜架（含密集架、五节柜、防磁柜、光盘柜）温湿度控制设备（含空调、除湿机、加湿机等）消防设施（含灭火器、火灾报警器、消防自动控制系统）其他（温湿度、防霉驱虫剂、防鼠设备、空气过滤器、遮光窗帘等）档案资料库房内禁用消防设施，应采用惰性气体或干粉消防设施。3.库房安全库区是档案保护和贮存的重要基地，未经允许不得入内。档案部门若采用密集架，应测算库区地面承重力，每平米称重不能低于12KN。消防设备应按规范定期检查、更换。档案入库前应进行检查，发现虫蛀、发霉等问题因处理并检查合格后方可入库。保持库区周围环境卫生，不得堆放与档案无关的物品。库区内禁止吸烟、生火、喝茶倒水、严禁将易燃、易爆物品和有害物品带入，禁止在光源、电器下堆放档案材料。库区应尽量避免自然光源，有外窗的采用遮阳措施。库区应设有防盗措施。库区应安置温湿度计，温度控制在14-24℃之间，相对湿度控制在45-60%之间。4.库区管理档案人员定时检测并记录库房温湿度状态，数据超标时应及时处理。库藏应做到账物相符，每半年进行一次核查。对、破损和字迹褪色的档案，档案人员应予以修复和复制。档案人员应掌握消防设施的使用方法，灭火器的放置位置要固定，不得随意移动。档案人员下班前应对库区例行检查，关闭门窗，切断电源；节假日前应按规定对库区进行封存。非档案人员进出库应按规定登记。库区钥匙应专人专柜保管，档案人员因工作调动离岗时应按规定交接钥匙。第三节档案管理应急预案(一)预防预警措施1.应急处置与预防工作相结合。把确保档案及人员安全为应急处