可以利用收件匣搜寻引擎或是信件.pptVIP

優游資訊大海蘇莉婷 前言．．． 你是不是快被大量超載的資訊淹沒了？ 在這個資訊快速更新與累積的時代， 　原本應提供我們很多幫助的資訊， 　反而造成我們的負擔，甚至造成負面 　影響。 幸好，創新的技術和技巧，為個人和組織提供了一線生機。 知識工作者每3分鐘就會轉換手邊處理的工作 研究顯示，資訊的數量激增，並且對人們的工作造成干擾，這不僅對個人福利，也對決策、創新和生產力造成負面影響。例如有一項研究發現，如果工作時被一封電子郵件打斷，平均要花將近２５分鐘，才能回頭繼續原先的工作，這對個人和組織都很不利。 研究人員描述，當員工看到郵件通知而開始處理這些郵件的訊息，只需要花費上班的一部分時間，但他們經常會趁這個時候，閱讀其他未開啟的電子郵件，或是傳簡訊給朋友、上網等與工作無關的活動。令人驚訝的是，等到員工想要重新進行之前被打斷的工作，還得浪費一半的時間才能找到那項工作；因為他必須反覆查看電腦上開啟的應用程式，判斷自己被打斷時正在做什麼。 知識工作者每3分鐘就會轉換手邊處理的工作 另外資訊超載還有個少人點明，卻令人異常熟悉的後果： 因為不知道收件人是否或何時回覆訊息，導致決策延誤。如果沒有迅速獲得回覆，你會納悶收件人是不是還沒收到信？或是訊息跑到垃圾信件匣？或是他要稍晚才回應？ 因為線上無回應而造成的模稜兩可，後果有時候比延後回覆更嚴重，因為你可能得無限期擱置計畫，只為等待收件人只要花一、兩分鐘就能提供的回覆。 協助個人的工具1：科技 1.善用社群網路搜尋有用的資訊： 「當你需要資訊時，可以依賴你的社群，由他們過濾和傳遞正確的資訊給你。」 2.利用軟體工具管理你的電子郵件： 現在有一些新的軟體工具，提供各種加強管理收件匣的方法，有些是根據你與特定寄件人過去往來的情況，來決定訊息的重要性以排出順序；有些則根據來信和自己工作專案的相關程度，把電子郵件分門別類；還有些則是過濾掉已不再相關的電子郵件。還有一種技術，可自動把電子郵件訊息轉化為一項工作或約定，或是讓你知道自己花費多少時間回應訊息。 協助個人的工具2：心態翻新 1.GTD(getting things done)：一天查看收件匣不要超過太多次。 2.inbox zero：清空收件匣，不讓電子郵件累積。 3.不論收件人是誰、主題為何，所有電郵的回信最多不超過五句。 降低電郵超載十招：收件人 １／為避免經常分心，可關閉電子郵件的自動通知功能。接著在一天中設定某些時段查看訊息，採取必要行動。 ２／別浪費時間把訊息分類到各個資料夾，可以利用收件匣搜尋引擎或是信件「自動分類」功能。 ３／不要把你打算稍後再處理的訊息標示為「未讀取」，改用「標示」來區別待處理訊息。 ４／如果你好幾天都無法回覆電子郵件，請通知寄件人你已收到信，並告訴他你可能在何時回覆；或是利用「自動回信」功能。 降低電郵超載十招：寄件人 ５／清楚寫明主旨，並在內文開門見山寫出重點，讓收件人容易了解。使用粗體標題、條列要點或編號，藉此強調行動項目，並指名每一項由誰負責。 ６／如果訊息很短，可將全部內容放在主旨那一行，最後加註「訊息結束」。 ７／可能的話，把附件內容貼進電子郵件正文。 ８／盡量減少電子郵件往返，也就是提供建議（「我們１０點見面可以嗎？」）而不是提出開放性問題（「我們何時可以見面？」）。 ９／在選擇「全部回覆」前，先停下來想想如果你不能證明有必要發信給某人，請把這個名字從發送清單中移除。 １０／減少寄發電子郵件：你送出一封電子郵件訊息，大約平均會產生兩封回函。 心得．．． 能隨時取得資訊，這一點讓人覺得既寶貴又難以抗拒，而在資訊經濟中，人們能彼此隨時接觸，也同樣讓人覺得既寶貴又難以抗拒。 若不想在資訊大瀑布中滅頂，就要善加利用工具和技術來處理資訊超載的問題，但不能只用其中一項，資訊超載的問題有很多面向，必須多管齊下才能解決。 Ｔｈｅ　ＥＮＤ 自動分類～ 自動回信～ * * 網路時代的職場修練 Death By Information Overload 保羅?漢普 *