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会议操作流程 操作步骤 步骤细目第一步客户需求沟通第二步确立项目组第三步前期策划第四步会议执行第五步现场实施第六步后期收尾 具体步骤 客户需求沟通 客户需求调研 1、会议需求 （1）会议内容 会议的主题、目的、形式、时间、期限、参会对象等。 （2）会议服务 会议场地布置和协调、制作物、灯光音响和视频设备、音像素材、同 声传译、现场速记、摄影摄像、主持人、演出、模特礼仪、鲜花礼品等。 提示：必须提前确认会场地址。 （3）会务服务 会务资料准备、来宾信息统计、会务组的建立、食宿、交通、票务、医疗和应急处理等会议期间各项服务。 2、费用预算 （1）会议服务费用 会议场地布置和协调、制作物、灯光音响和视频设备、音像素材、同 声传译、现场速记、摄影摄像、主持人、演出、模特礼仪、鲜花礼品等费用。 （2）会务服务费用 会务资料准备、来宾信息统计、会务组的建立、食宿、交通、票务、医疗和应急处理等会议期间各项服务等费用。 会议方案制定 1、根据客户需求制定会议方案 （1）服务诉求 方案的制定需要建立在充分了解客户所属行业并了解行业的相关专 业知识，根据此次会议的目的，围绕客户诉求制定完善的会议服务方案。 （2）方案选择 根据客户的需求制定至少2份方案（在会务方面进行相关的调整），让客户有多套选择的机会。 2、会议方案确定 （1）方案细节探讨 根据以上方案细节方面进行讨论，听取客户建议，并为客户提供相关会议操作的参考。 （2）方案确定 签订会议服务合同，按照合同安排落实会议计划。 本阶段操作要求: 1、与客户沟通前，制定客户会议需求调研表； 2、根据客户需求提供会议场地推荐； 3、落实会议流程及相关会议细节； 4、制定会议方案与客户协调沟通； 5、确定会议实施方案及落实款项。 确立项目 成立项目小组，确定项目经理进行整体项目的组织、实施、监督等工作。 策划团队组 1、根据会议方案，确定策划团队成员 2、制定策划团队组工作时间进度表及分工 执行团队组 1、根据会议方案，确定执行团队成员 2、制定执行团队组工作时间进度表及分工 供应商整合组 1、根据会议方案，确定供应商整合成员 2、制定供应商整合组工作时间进度表及分工 各小组现场分工执行表 1、会议服务 2、会务服务 本阶段操作要求: 1、分享客户需求； 2、确定会议项目小组； 3、制定各小组工作及分工； 4、制定详细的工作时间进度表； 5、每天汇总各项工作进展进度。 前期策划 策划团队 1、诉求点整理 （1）了解客户需求及相关行业资料，有针对性地进行筛选信息 （2）细节方面多与客户进行沟通协商 2、信息收集 （1）针对会议各环节，收集所需的会议信息 （2）与客户沟通协商后进行相关调整 3、主题推荐 4、风格把握 执行团队 1、场地推荐 （1）根据确定的会场，与会场沟通各项需求 （2）并进行会议实地考察 2、可行性分析 （1）分析会议方案中策划创意是否可行 （2）提出解决方案及时间表 3、诉求点整理 供应商整合 1、供应商选择 （1）挑选各项物料供应商 （2）进行多方比较择优 2、供应商沟通 （1）物料要求沟通 （2）物料完成时间监督 3、可行性分析 本阶段操作要求: 1、分享客户需求； 2、确定会议项目小组； 3、制定各小组工作及分工； 4、制定详细的工作时间进度表； 5、每天汇总各项工作进展进度。 会议执行 策划团队 1、主持人串词 （1） （2） 2、领导发言稿 （1） （2） 3、流程文字 （1） （2） 4、新闻稿撰写 （1） （2） 5、主视觉延展 （1） （2） 6、成品制作 （1） （2） 执行团队 1、客户沟通 （1） （2） 2、内部协调 （1） （2） 3、推进计划 （1） （2） 4、来宾统计 （1） （2） 5、场地协调 （1） （2） 6、脚本制定 （1） （2） 7、视频制作 （1） （2） 8、音乐制作 （1） （2） 9、控制手册制作 （1） （2） 供应商整合 1、供应商管理 （1） （2） 2、细节沟通 （1） （2） 3、前提筹备 （1） （2） 4、质量验收 （1） （2） 本阶段操作要求: 1、分享客户需求； 2、确定会议项目小组； 3、制定各小组工作及分工； 4、制定详细的工作时间进度表； 5、每天汇总各项工作进展进度。 现场实施 策划团队、执行团队、供应商整合 1、效果监控 （1） （2） 2、客户协调 （1