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归档文件整理规范 ;本讲内容;第一节 江西省归档文件整理规范 江西省归档文件整理规范 DB/T 380—2002 江西省质量技术监督局2002年 第1号公告发布。 《规范》要求2002年7月1日起开始实施。; 2000年以后的文书档案均按《规范》整理。 归档文件应从一个新的整理年度开始，由各业务职能部门按《规范》要求将归档文件整理完毕后交本单位档案室管理。 ; 一、定义 （一）归档文件 立档单位在其职能活动中形成 的，办理完毕、应作为文书档案保 存的各种纸质文件材料。 范围：收文、发文、电报、报表、会议材料、调查材料、各种记录、 登记表册。 ; （二）件 归档文件的整理单位。一般 以每份文件为一件。 自然件是指一个直接责任者 形成的文件，自然件分为两种：; 一是纯自然件，即无附带件 的文件。 二是合成自然件，即有附带 件的文件。 每份文件为一件。 文件正本与定稿、发文稿纸 及有领导批示或有处理结果的， ;文件处理单为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件， 报表、名册、图册等一 (本) 为一件，简报、周报等参阅材料 一期为一件。 ;《规范》允许将这样的两份或多份文件合为一件，作为整理的基本单位。这类文件包括： 1.文件正本与不同稿本 2.正文与附件 3.正文与文件办理单 4.原件与复制件 5.转发文与被转发文 6.报表、名册、图册等 7.来文与复文 ; （三）归档文件整理 将归档文件以件为单位进行 装订、分类、排列、编号、编目 、装盒、使之有序化的过程。 归档文件整理是公文处理的 最后一个环节。 ; 第二节 归档文件的整理; 归档制度概念：根据国家法律、法规及有关文件要求，来制定的本单位应当归档的文件材料的收集，移交给本单位档案机构集中管理的制度。 归档制度必须包括本单位的应归档所有职能部门。 （用红头文件下发） 制度内容包括：文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。; 档案员要做些什么才能更好地做好档案工作？ 了解历史 知晓逻辑 结合鉴定 分析利用 系统整理;2、按归档范围收集应归档的文件材料。 区分全宗。 一个全宗内应采用统一的分类方案。 全宗---一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 制定全宗内文件的分类编号方案。（下一页）;常见的错误： 基层单位文件材料数量少也采用多级分类，造成分类过细。应当根据文件材料的多少设定本单位档案分类的级数，如文书档案一般可采用“年度 · 保管期限”两级分类。;档案的分类类目 文书档案 年度 · 保管期限 · 机构 2003年 永久 办公室、业务处、人事处…… 2003年 30年 办公室、业务处、人事处…… 2003年 10年 办公室、业务处、人事处……;二、适用范围及条件： ;三.文件归档与不归档范围： （一）文件归档范围： △本级的： 1.以本单位名义发出的各种文件； 2.以本单位党委（包括组织、宣传、纪检等部门）名义发出的各种文件； 3.本单位召开的各种会议文件材料； 4.本单位领导在上级、下级召开会议上的讲话；（下一页） ;5.本单位对下级的检查、调查材料； 6.本单位对内、外签订的合同； 7.本单位工会、团组织形成的文件材料； 8.本单位各部门在业务工作活动中形成的专业文件材料； 9.本单位的出版物及其定稿； 10.反映本单位活动的剪报材料； 11.本单位党委、行政办公会议记录。 ;△上级的 上级机关对本单位批复性的文件。 △下级的 1.年度和长远的工作总结； 2.重要的专题报告； 3.重大的案件、事故的调查； 4.年度的、综合性的统计报表。 △同级和非隶属关系的 与本单位往来的文件材料。 ;（二）不归档的范围： 1.重份文件； 2.无查考利用价值：如召开一般会议的会议通知、要求上报材料的函、洽谈工作的介绍信、一般临时工作的通知（如搞卫生、放假的通知）； 3.上级、同级机关发来的普法性、供参考不办的文件材料。 ;（三）收集的种类 1.专题收集 （1）专题会议：如表彰会、人大会、党代会、职代会、经验交流会议材料；