X公司采购及付款管理流程.docx

X公司采购及付款管理制度1.概述1.1芜湖公司拟定付款流程参照总部实行，在不违背总部要求的前提下作出相应的调整以适应公司的发展需要。2．要求2.1本制度自发出之日起实行，相关部门及人员要严格按照规定执行，对违反规定的现象及个人应追究相关责任。3.物资分类3.1按照总部集中采购制度的要求，芜湖公司将所需物资分为以下三类：A类：设备、毛坯、齿圈及相关大额物品等采购。B类：化工、设备备件、刀具、工装等。C类：低值易耗品、五金、办公用品、如包装材料木箱、垫板、塑料袋等。4.适用范围4.1此制度具体涵盖公司除A类、B类物品以外的所有关于物品的采购事项，所有相关物品采购的行为均应参照此标准执行，公司所发生的费用性付款支出参照相应的报销制度及付款流程处理。5.付款权限及时限5.1付款权限5.1.1一万元以下付款可由芜湖公司直接支付，并于每月底上报自行付款情况明细给总部财务及总经理批阅。5.1.2对于一万元以上的付款应走总部付款及报销流程并经由总部财务及总经理审批后按照相应金额付款。5.1.3对于日常发生的水费、电费、网费、电话费、食堂午餐费、汽油费（3000元/月）芜湖公司可直接支付，但要每月做相应预算支出报知总部。5.2付款时限5.2.1对于长期合作供应商按照总部要求付款周期为三个月，每三月按照收货情况及挂账情况进行汇款申请，并于汇款申请经总部批准通过后三日内付款到账。5.2.2对预付款项自流程通过后，即时付款。5.2.3对于需要总部审批的资金，实行总部集中支付机制，并定于每月15至20日集中支付，过期不候。6.总部代为采购物品排款执行流程6.1财务部应依据所获发票实时入账并于每月26日将由总部代为采购供应商的单位余额表发送至总公司采购管理部，并由采购管理部代为排款。7.具体实施办法及流程7.1供应商的确定及要求7.2月结供应商物资到货及付款开票处理流程核对货单是否相符7.3关于预付货款订购供应商流程7.4零散采购供应商付款流程2、办理入库：由库管员验收入库7.5费用报销及付款流程管理7.6个人备用金付款流程管理备注：个人备用金借款对于同一事项只允许借款一次，如需追加借款应走总部流程！编制人：卜令嘉2013年5月7日附件1采购申请表申请部门：填报日期：年月日采购类别：□设备□材料□工程□服务□低值易耗□其他购置原因：序号名称规格型号/工程概况数量/工程量估价（总价）交货期/工期备注：编制人：部门领导：财务主管：总经理：附件2材料（设备）询价表日期：年月日需求单位：序号材料名称规格型号单位数量单价小计备注1　　　　　　　2　　　　　　　3　　　　　　　4　　　　　　　5　　　　　　　6　　　　　　　7　　　　　　　合计：供方信息报价单位（盖章）：供货周期付款方式　联系人　电话　传真　邮箱　公司网址　办公地址：需方信息公司名称：联系人商务：电话　传真　技术：　邮箱公司网址　办公地址：邮编：备注：1.本报价含17%的增值税，含运费；2.本单只做询价用，非正式订单。附件3比价/招标汇总表企业名称：制表时间：年月日物料名称规格单位包装标准公司名称一次报价二次报价工期付款方式联系人选定厂家采购部意见：经办人：采购部：财务部：总经理：备注：附件4员工出差申请表填表日期：年月日姓名部门岗位本表一式两联第一联交财务部第二联交综合部出差地点及行程安排交通工具第一联（人事行政部留存）往返时间年月日至年月日，合计天。出差目的及工作计划预算费用合计（元）交通费用预算明细其他费用用途说明借支金额￥：大写：部门负责人：财务部：总经理：员工出差申请表填表日期：年月日姓名部门岗位本表一式两联第一联交财务部第二联交综合部出差地点及行程安排交通工具第一联（人事行政部留存）往返时间年月日至年月日，合计天。出差目的及工作计划预算费用合计（元）交通费用预算明细其他费用用途说明借支金额￥：大写：部门负责人：财务部：总经理：附件5业务招待申请单日期：年月日申请部门申请人拟招待单位或个人、人数、职务等招待事由招待时间招待地点招待方式陪同人员等共位申请金额大写：（小写：）部门主管综合管理部总经理注：业务招待费发生前由申请人填写→部门负责人核准→综合管理部报批→总经理批准→费用发生后凭此申请单及发票到财务部报销.此单一试两份，一份留综合存档，一份做为财务报销附件业务招待申请单日期：年月日申请部门申请人拟招待单位或个人、人数、职务等招待事由招待时间招待地点招待方式陪同人员等共位申请金额大写：（小写：）部门主管综合管理部总经理注：业务招待费发生前由申请人填写→部门负责人核准→综合管理部报批→总经理批准→费用发生后凭此申请单及发票到财务部报销.此单一试两份，一份留综合存档，一份做为财务报销附件