会议事务处理工作表格.doc

会议（活动）事务处理工作表格 会议（活动）计划表 会议（活动）名称 开会（活动）地点 开会（活动）日期 开会（活动）时间 会议议题（活动目的） 与会（参加活动）单位、人员（附详细名单） 人数 主持人 会议（活动）召集单位 会议（活动）主要工作人员（附分工明细表） 与会者（参加活动人员）应备资料 会场标示资料 召集者拟分发资料 会议活动筹备期审检表 审检要点 分结论 会议活动目的 开会的目的是否明确？ 会议活动要项 开会的时机、时间是否妥当？ 开会的地点场所是否合适？ 邀请对象是否恰当？ 会议活动通知 与会人员是否已得到通知？ 会议活动的议题是否已通知与会人员？ 与会人员是否已就议题做好准备？ 是否要求与会人员事先备妥有关资料？ 会议活动准备 是否已拟好议题的进行顺序及时间的分配？ 是否已备好应分发的参考资料？准备工作是否已完全充分？ 是否安排好会议记录？ 是否使用幻灯机或摄像机等设备？ 会议活动筹备细节审核表 项 目 审核 项 目 审核 1、活动费用预算 灯光 2、招待对象的层次 音响效果、录音 3、总人数（查人员名单） 茶水饮料供应 4、活动日期及时间 16、宴会的形式 5、活动天数 餐桌入座式 6、活动负责人 自助餐入座式 7、活动作业明细分工表 鸡尾酒立食式自助餐 8、酒店的预订及安排 立食式鸡尾酒会 客房的标准及数量 17、酒水饮料 客房分配名单（包括工作人员住宿） 国产白酒 酒店接待服务柜台 鸡尾酒 9、会场的预订 啤酒（瓶装或扎啤） 主会场 香槟、葡萄酒 分会场 饮料及牛奶 洽谈室 18、香烟 展示室 19、花饰方面 来宾休息室 花篮 工作人员休息室 桌上花饰 演艺人员休息室 胸花 10、制作来宾名册 赠用花束 姓名、地址、单位、电话、职衔等 典礼台花饰 11、邀请函 展示品花饰 信封及信封书写 蜡烛 邀请卡及投递日期 20、植物盆景 A、观叶盆景 B、观花盆景 遮阳伞 12、纪念品方面 21、看板、标示板类 纪念品的选定 观迎看板 礼品包装 大门看板 礼品题款及姓名书写 方向标示 蝴蝶结装饰 专用停车场标示牌 订制数量 展示商品说明牌 13、交通工具方面 社徽、商标看板 飞机、火车、客车、轿车 22、拍照摄影方面 14、酬谢费（给司机、演艺人员等） 纪念照片 15、会场布置 纪录摄影 主席台及座次 23、胸章、名牌方面 台下座位 颜色、大小、种类的选定 会标 公司名称、职衔、姓名的书写 24、着装方面 邀请函、DM的制作 男工作人员着装 游艺节目 女工作人员着装 入场运输计划 25、新闻方面 现场装设计划 文字记者 A、展示产品 新闻稿 B、展示器具 摄影记者 C、现场电气安装工程 录像记者及电源准备 解说体系 26、安排用餐方面 A、海报 住宿者的用餐事宜 B、产品宣传说明资料 来宾、司机的用餐问题 C、解说员 服务人员的用餐 迁出计划 演艺人员、乐队的用餐 茶水点心 27、活动行程方面 用餐问题 活动行程表 洽谈室 司仪开场白 接待记者采访人员 主持人致辞 展示会费用预算 来宾致辞 宣读贺电 致谢辞 播放背景音乐 28、服务柜台的工作方面 来宾出、缺席的确认 发放胸牌 发放活动行程表 引导来宾到休息室 发放纪念品 设置临时电话 来宾签名纪念 29、表演节目的总预算方面