论档案、图书、情报管理的互鉴方略.doc

论档案、图书、情报管理的方略互鉴 (中原工学院，河南 郑州 450007) 赵春辉 【摘要】：本文通过比较档案、图书、情报本质上的异同点，分析了三者在分类方法、检索策略、资源建设、信息服务四个方面的优缺点及可以互相借鉴的地方，最后则归纳了三者管理互鉴的意义所在。 【关键词】：档案 图书 情报 方略互鉴 1．档案、图书、情报的异同点 1.1档案、图书、情报的相同点 图书、情报、档案有着天然的、内在的联系，三者不仅在内容、载体、管理方法、管理对象等方面具有相同之处，而且它们相辅相成，在一定条件下彼此转化：当档案这种原始记录经过人们的综合整理，并经过不同程度的广泛流传后，便被称为图书资料；而情报是激活了、激化了的知识；从信息发展源来看，图书、情报、档案同属于知识信息源，三者都具有信息的存贮、信息的的检索和提取，信息的传输和显示等职能。 内容相同 　　图书、情报、档案是记录人类知识的载体，同是一种信息资源，它们可为人类的现实活动提供种种直接借鉴和有益的启示，启发人 们的智慧和开发创造力。 载体相同 三者均属于人类体外的知识信息库。图书、情报、档案的知识和信息基本上存贮于纸张、胶片、磁带、软盘、光盘、盘系阵列、网络等这几类载体 管理方法相同 　　 　　图书、情报、档案都需要经过收集、整理、分类、存贮、统计、保管、检索、汇编、加工和提供利用等，其管理方法具有同一性。 服务对象相同 图书、情报、档案都服务于社会政治、经济管理、生产经营、文化教育、日常生活等各方面的读者用户。 信息属性相同 包括可扩充性、可替代性、可传递性、可共享性 目的和作用相同 　　三者都表现为存贮、传递人类科学文化知识，提供知识与信息 服务 现代化手段相同 　　都可以采用现代电子计算机技术，光学技术和现代通讯技术使 图书、情报、档案实现计算机化管理 1.2档案、图书、情报的不同点 档案、图书、情报在社会的信息交流中经过各自独立的发展阶段，依其不同的作用和价值在实际发挥作用时表现出不同的特点。 可靠程度 档案是真实的记录，内容具体，是最可靠的；图书反映的内容 较完整系统和成熟，也比较可靠；情报来源广泛，真伪混杂，需要 分析和鉴别其可靠程度。 时间要求 档案不提倡广泛交流，使用时其范围和对象有严格控制；情报 有些存在保密问题，但时效性很强；图书则宜提倡广泛交流和传播。 社会作用 图书有着保存人类文化遗产，进行社会教育，传递科学知识，开发智力资源的作用；档案具有查考和凭证的功能；科技情报侧 重继承、借鉴和参考的作用职能。 产生过程 档案是社会实践活动的直接产物，与社会活动的客观实际最为接近，具有明显的原始记录性和可靠性。图书、情报则主要是对社会实践活动进行研究分析、观察报道的产物，与社会实际的距离比档案要远一些。 概括来说，图书突出其系统性，它是经过归纳、总结而撰写的文献资料，它是所描述的客观事物的本质和发展规律，是知识的结晶；情报突出其时效性，它是最新的知识信息，强调传递速度，反映新的动态，具有时间和空间的特殊意义；档案突出其本源性，它是人类社会各项实践活动的历史记录，是对客观事物的直接记录，具有历史凭证作用。信息一体化综合了图书、情报、档案的这些特点，也形成整体化、综合化传递信息的优点，这种优点正是人类社会发展到今天，各类学科发展所需要的。 2．档案、图书、情报管理的互鉴方略 2.1分类方略互鉴 目前，图书、情报界已普遍使用了《中国图书馆图书分类法》、《汉语主题词表》和《文献著录条例》等标准；档案界颁布了《档案著录规则》、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》等一系列标准；国家标准局发布的《情报与文献工作词汇基本术语》，则用于档案、图书、情报各部门。三个部门在各自的文献资源分类管理中所实行的分类法各有优缺点，在一定程度上也有相互重合的地方，尤其是在实际工作中更需要将各部门文献资源分类法优势互补，融会贯通，最终形成一个三部门通用的统一标准。 档案文献的分类以职能分类为基础，职能分类法简单来说就是以职能分工为标准，即为党政机关和社会团体以及各种学术组织的机构职能分类。最初，采用职能分类法的办法主要是为了处理党政机关和人民团体的档案资料，但因为职能是在不断变化的，随着档案事业的发展，档案事业的科学文化性质越来越明显，政权档案只是其中的一个方面，而社会科学、自然科学和应用技术方面的档案也越来越丰富。这就导致了职能分类的局限性就愈发明显，因为以职能分类为基础的分类方案很难适应科学技术发展的需要，科学技术的发展有其自身的运动规律，人们认识和掌握这个规律，不是从职能出发，而是从物质运动规律出发的。此时，档案部门在文献分类中便可借鉴并且已经有部门开始尝试图书和情报分类法中的科学分类法，以作为职能分类法的弥补。 档案