教你在工作中管理时间PPT.ppt

睡觉 21年 工作 14年 个人卫生 7年 吃饭 6年 旅行 6年!!! 排队 6年!!! 学习 4年 开会 3年 打电话 2年 找东西 1年 其它 2年 一个活到72岁的美国人时间是怎么花的? 统计报告 批处理原则 地理经济 整批处理 时间管理锦囊之二 制定时间计划 月历的使用（年、季、月、周） 待办单的使用（日计划） 两种类型的时间管理工具 人们往往对偶然突发事件更加关注，但是对稳定、缓慢、必然的事件常常忽视 所以，内心渴望的、重要的事情，如果不列入时间计划中，将永无时间去做，也无法实现 智者名言 行事月历的使用 行事月历的价值： 　　合理进行时间规划； 　　重要工作项目的时间保证 行事月历制定方法 根据职责确定常规项目； 根据阶段目标制定行动计划； 确定私人重要事件； 将重要目标的行动计划填入； 常规事件和私人重要事件填入； 其他重要项目临时加入； 定期检查和填写（年、季、月、周） 行事月历制定练习 范 例 月历制定范例 运用待办单的原因： 1.作为检查 2.确定当日优先完成的事项 3.今天完不成的事情列入明天所 要完成的待办单 4.合理安排突发事件 待办单的使用 待办单制定和使用方法 1、列出当天所有任务 月历或计划中的事项、前一日的转移任务、新的日常工作、需应付的约会（会议、交流、电话） 2、估计各项工作时间（保留弹性 60／40规划） 3、确定工作事件重要性和紧迫性 4、排定时间 5、抓住正在做的工作 6、完成后划掉，盯住下一个目标 7、临时插入的工作，先记录、评估，然后安排时间 待办单制定常识 1、60％时间安排计划好的事，20％时间为未计划好的事预留，20％时间安排突发事件 2、上午8－10点是人头脑最清醒时间，一般安排最重要的事 3、一般人工作1小时效率就会大幅度降低，建议做几分钟的休息（如喝水、上卫生间、运动、工作交流等） 确定重要度 A、极其重要，数量少15％价值高65％ B、一般重要，数量20％价值20％ C、不太重要，数量65％价值15％ 确定时间优先顺序 1、今天必须完成 2、2天内完成 3、几天内完成 待办单制定练习 代办单制定范例 1、每天在同一时间制定， 建议在下班前； 2、只定一个； 3、规划出干扰时间； 4、要有弹性； 5、要长期坚持，养成习惯。 有效制定待办单的几点建议: 两种类型的时间管理工具 1、电子日历 2、书面日历 设定目标 行动计划 时间计划 实现与管理 检查 信息和沟通 时间管理模型 时间计划实现与管理 工作开始 工作进程 工作结束 工作开始的规则 你能够做到快乐工作吗？ 今天你正用哪一张面孔在面对工作？ 以积极姿态开始每一天 2、享用早餐、从容上班 3、定时开始工作 4、首先解决当日重点任务 5、缩短投入工作时间 工作进程的规则 1、充分工作准备 2、做一件事要一气呵成做完，不做“工作跳蚤” 3、适当工作速度、定时休息 4、集中处理较小的同类任务（批处理） 5、利用零星时间（准备、计划、事务性工作） 6、安排无干扰时间（安静时间） 工作结束的规则 了结当日琐碎工作（邮件、信函、文档等） 结果检查 明日时间计划 每日都有成功的感觉 轻松愉快回家 -不要把工作和烦恼带回家、安排一些体育活动 设定目标 行动计划 时间计划 实现与管理 检查 信息和沟通 时间管理模型 结果检查： 目标完成情况，优缺点、原因分析 过程检查： 时间安排和事件重要性的匹配情况 是否先处理重要任务 按规定时间完成任务的情况 小事批处理 克服干扰因素 改进计划 检查与总结 设定目标 行动计划 时间计划 实现与管理 检查 信息和沟通 时间管理模型 我把８０％的时间用于沟通 ——GE（通用电气）史上最年轻的董事长和CEO 管理信息，加强沟通 1、高层经理70－80％时间在沟通 2、中层经理40－50％时间在沟通 3、一般职员20－30％时间在沟通 改善要求 1、提高阅读速度 2、提高会议效率 3、提高会谈技巧 4、提高电话技巧 5、合理处理信函和MAIL 提高效率的具体方法 1、保持桌面整洁 2、批处理 3、善用等候与空档时间 4、避免拖延 5、常规工作流程