公司文件管理规定定稿.docVIP

*******有限公司 文 件 管 理 规 定 为加强公司文件管理工作，建立健全各种文件管理制度，进一步提高文件使用效率，实现文件管理制度化、规范化，特制定本规定。 一、本规定所指文件 1、以“******有限公司”为字头的各种规定、办法、制度，会议纪要、通知、通报、人事资料，各类合同、协议、工程项目图纸等（包括实施办公自动化后的电子文件）。 2、公司下设总厂内部的各种规定、办法、意见、通知、通报、会议纪要、函等其它资料（包括实施办公自动化后的电子文件）。 二、责任部门 1、公司文件管理工作由行政部统一归口管理，受公司常务副总经理、总经理领导。 2、公司下设总厂内部文件由相关职能处室制定，由企管部归口管理，受各总厂厂长、公司常务副总经理领导。 三、发文管理 （一）文件管理必须做到准确、及时、安全、保密，以充分发挥其指导工作、交流经验、上传下达的作用。 （二）发文程序 1、 文件起草 公司级及总厂文件由发文部门起草确定待发文稿，文稿要全面、准确地反映客观实际情况；完整、准确地体现公司决策部署和领导意图；重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简明通畅。 2、文稿签字 （1）公司级文件由公司常务副总经理确认待发文稿并签署意见后，呈报总经理审批。 （2）总厂文件由主管副厂长确认待发文稿并签署意见后，呈报总厂厂长审批。 3、文稿审核 由行政部对待发文稿进行文字审核，按正式文件格式拟制。文稿如需作较大修改，应与原起草部门协商或请其修改。 4、文稿签发 （1）公司级文稿审核无误后，行政部将文稿呈报总经理审阅，总经理审定同意后签署发文意见。 （2）总厂文件由办公室文字审核把关后，呈报总厂厂长审阅同意后签署发文意见。 5、文件立卷、归档 行政部将文件底稿、正式文件两份按档案管理制度立卷归档。其它单位要有专人（兼职）专档专柜保管公司文件及总厂文件，对所有文件要做到分类登记造册，按年度、类型、性质，妥善装订保管。 （三）、发文规则 1、凡以公司名义下发的文件，均须严格履行审批手续。 2、公司下设各总厂、各部门对内下发的各种规定、办法、汇报、会议等材料，均不允许用红字版头，可不编文号，但需履行审批手续。 四、各单位文件的内部传阅要履行手续，杜绝无序传递，如发生文件遗失、损坏等问题时，公司将追究管理人员和单位主要负责人的责任。非人为原因损坏的要及时上报公司办公室补齐（复印件）。否则，每丢失或损坏一份文件，罚管理人员50-200元，罚单位主要负责人100-500元。因文件丢失，保秘文件外泄，给公司造成利益损害时，给予责任者及相关责任人严肃处理，直至追究法律责任。 五、文件管理人员要严格遵守文件管理制度，按规定传阅、上交、存档，任何人不得外借公司文件，因工作需要，复印文件资料必须经单位“一把手”签单，专人到公司办公室审核后复印，不得截留任何复印的文件。同时要自觉遵守文件的保密原则，确保文件管理万无一失。 六、公司行政部将不定期监督、检查各单位文件保管、使用情况，对制度不健全、管理使用不完善等情况，对管理人员和单位负责人进行考核，兑现奖惩。 七、本规定自发文之日起施行，唐九字[2009] 54号文件同时废止。 二零一一年二月二十五日 2