电子文件管理基础课件-档案局.PPT

哈尔滨市档案局技术处王欣 一、电子文件的概念 指在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘的载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 ----------国家档案局制定的《电子文件归档与管理规范》（修改稿）的定义 p43 电子文件的特点 （一）电子文件具备文件的基本特征 （二）电子文件自身的技术特点 （一)电子文件具备文件的基本特征 1、电子文件也要求由法定作者制发 2、具有法定的权威性和现行效用 3、具有规范的体式和特定的处理程序 电子信息中，只有具有凭证作用和上述特点的，才能视为电子文件。 (二)电子文件自身的技术特点 编码形式上 二进制编码带来以下特性 非人工识读性 对计算机系统的依赖性 信息的易更改性 载体特性上 载体与信息的可分离性 信息存储的高密度性 载体的不稳定性 电子文件发展的四个阶段 一、电子文件是形成纸质文件过程的产物，即“草稿性电子文件” 二、辅助性电子文件，即纸质文件为正本，电子文件为副本 三、电子文件阶段，即电子文件为正本，纸质文件为副本 四、无纸阶段 p39 二、电子文件管理原则 （一）档案管理的一般原则对电子文件的管理仍具有宏观指导作用 （二）电子文件的“电子”特点使电子文件工作须注意的两方面内容： 文档一体化的全过程管理