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湖南大学档案管理办法 第一章　总　则 第一条　为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《湖南省档案管理条例》等法律法规，结合我校档案工作的实际情况，制定本办法。 第二条　本办法所称档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 第三条　档案工作是学校的重要基础性工作，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学校应加强管理，将之纳入学校整体发展规划。全校各级领导干部要增强档案意识，重视档案工作，在人员、经费、库房、设备等方面予以保证。 第四条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是： （一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度； （二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展； （三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费； （四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。 第五条 学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。学校档案工作要做到“三纳入”（纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围）、“四同步”（在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）。 第二章　机构设置与人员配备 第六条　档案馆是学校档案工作归口管理部门，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；对各单位档案管理工作进行监督和指导；同时负责永久、定期保存和提供利用档案。 第七条　需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是档案馆的分支机构。档案分室受档案馆及主管业务部门的双重领导。 第八条　学校档案馆的基本任务和职责： （一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作； （二）制定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实； （三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料； （四）开展档案的开放和利用工作，主动为学校的教学、科研及各项管理工作服务； （五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作； （六）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源； （七）利用档案工作开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能； (八)开展对全校专（兼）职档案工作人员的业务培训工作，提供全校档案工作业务咨询与指导服务； （九）开展档案工作协作、学术研究和交流活动； （十）完成上级交办的其它各项任务。 第九条　学校各归档单位（包括机关各部处、各院系、各直附属单位等）必须指定一位负责人分管本单位档案工作，根据需要配备1-2名专职或兼职档案工作人员。 第十条　学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。 第十一条　学校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据档案馆的档案数量和工作任务确定。学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。 第十二条　学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。 第三章　档案管理 第十三条　学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围分为十二类。（见附1） 第十四条　归档要求 （一）实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表，交本部门负责档案工作的人员检查合格，经本部门负责人审查签字后，拟制移交清单，向学校档案馆移交归档； （二）归档的档案材料应当格式统一、质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。归档的档案材料一般应是原件； （三）电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。 第十五条　归档时间 （一）学校各归档单位每年形成的综合文书管理类文件材料，应在次年五月底前将上一年度形成的文件材料归档。 （二）毕业生照片（包括个人照和班集体照），应在毕业生离校后一个月内归档；普教、成教毕业生成绩总表在毕业