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各项专业化要求及工作流程一、基础知识 1、公司中英文名称以及含义 中文名称：xxx公司 英文名称：xxx Co., Ltd., 英文单词: 发音：[?n?h?ns] 音译相似与“ ”；单词含义为：加强;?提高，增加; 2、公司地址、电话以及企业邮箱 a. 公司地址： b. 公司电话：0591- 8xxx 7xxx 各人员的分机号详见“公司成员联系方式”表 公司座机电话的使用：提起电话机后，直接拨打的是公司内部分机；如需拨打外线，需要在提 起话筒听到内线拨号音后拨“9”，在听到外线拨号音后，再拨打外线电话。 c. 公司采用企业邮箱，采用企业邮箱的目的是让客户体会到公司的专业性以及公司良好的形象。 公司的企业邮箱后缀采用与公司网址一致的域名，为： xxx.net，故，每位成员的企业邮箱的组成一般为，姓氏的全拼+名字的首字母，例如：xxx，企业邮箱即为：mailto:lizb@enhancefz.netxxx.net二、工作中的基本要求以及素质形象 1、打（接）电话 无论在拨打还是接听电话时，请多使用以下语句或类似语句： a. 喂，您好 b. 请问您XXXX c. 请问您的意思是否是XXXX？ d. 不好意思，我不是很理解您的意思，是否可以麻烦您再说一遍，谢谢 e. 谢谢您 f. 不好意思，他（她）现在不在（或者在忙），请问有什么可以让我转达的吗？ g. 请问您是否方便留一个您的电话，或者是在线的联系工具，比如：QQ吗？ 2、发送邮件 a. 邮件必须具有“主题”，例如：XX客户关于518展台的效果图 b. 邮件必须具有“正文”，例如： XX， 您好！请查收附件，附件为关于贵公司参加518海交会的效果图。 如有任何问题，请您随时与我联系。 谢谢！ 署名 电话 c. 如有任何人给你发邮件，必须做出回复，哪怕是无关紧要的告知，也请在正文中回复“邮件已收到，谢谢” 3、个人工作区域的整理 a. 个人工作区域中，原则上必须具备：一本正在记录的笔记本，笔，文件夹（存放有用的、重要的、分类好的文件） 其他还需物品，根据各工种配备 b. 工作桌面以及工作区域，须做到整洁，清理掉没有用或者是已经使用过的草稿纸，以避免在工作中花费大量时间从一堆没有用的草稿纸中寻找信息。 一切有用的资料，只可存储在笔记本，文件夹以及电脑中，杜绝使用单张的纸张以及纸片做记录。 所有的便签纸，只能是起到临时提醒的作用，不起到重要信息记录的作用。 c. 每天下班前，须对自己的工作区域做出整理，将没用的东西及时清理干净，不得存放在桌面上；并且杜绝一切与食品相关的、未食用完毕的食物及饮料摆放在桌面上隔夜。 d. 每周最后一天，或假期前的一天，配合综合行政部，服从该部门的安排做好卫生扫除工作。 4、公共财物的保护 a. 若作为最后一个离开办公室的人员，须在离开前仔细检查：办公室的窗户是否关闭，电脑是否关闭，路由器电源须关闭以及是否还有未及时带走的垃圾。 b. 所使用的笔，请各自妥善保管好，做到哪里拿走的，用完后放回至哪里。 c. 如需使用U盘或大容量移动存储设备，请至综合执行部申领，使用完毕后请及时归还。 d. 如需添置办公设备或其他仪器设备，请及时向综合执行部门提出，并写明申购报告以便审批。 f. 若发现公司财物出现损坏，或者已经无法正常使用，请及时告知综合执行部门，第一时间内做出反应。 5、穿着以及外出时的形象 a. 上班时应须符合上班时的着装标准，尽量不宜短裤、拖鞋等过于休闲的着装出现。 b. 如有外出任务，如约见客户的情况，须尽量穿着“带领”上衣，能够体现对客户的尊重。 c. 如外出约见客户时，须佩带好笔记本与笔，做好谈话记录，在显示专业的同时更体现出一份对客户的尊重。三、工作中的行为规范 1、综合执行部 a. 每天上班前必须确保公司的硬件设备运转正常，如出现设备故障，须在第一时间进行检查与解决。负责组织公司例会和一切行政性、执行类的例会，对各类会行政类材料进行清晰的存档。 b. 确保办公室人员在工作中对办公用品的需求解决。 c. 对办公室所有档案、票据、会议纪要、活动（项目）总结的及时整理和归类。 d. 对办公室的环境卫生工作做出规划、分配以及执行。 e. 对办公室人员的考勤、节假日安排、调休以及后勤工作做出记录以及合理的安排。 f. 对所有报销、物品购买做出审批、发票收集以及规范单据的记录和分类。规范物品购买以及报销的审批流程。 报销及物品购买的审批流程: 原则上设计部门以及综合执行部门的所有报销及物品购买，须由购买或报销申请人填写规范单据，金额在500元以下的，经综合行政部经理签批后方可执行，超出500元的申请，须报请总经理审批。由综合执行部经理提出的购买申请，也按照500元为界进行正常审批流程；由综合执行部门经理提交的报销，须经总经理签批，