企业行政部架构与发展计划书.doc

行政部门架构与发展 计 划 书 （整理与2015年9月） 目录： 公司管理制度 行政部人员结构 各部门制度及工作计划 落实责任制度 行政部下步工作方向公司管理制度 一、总则 1、为加强公司行政事务管理、理顺公司内部关系，使各项管理标准化，提高办事效率，制定本规定。 2、本规定所指行政事务包括档案管理、印章管理、公文打印管理、办公用品管理、车辆管理、库房管理、饮食管理、安全管理等。 二、档案管理 1、归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、技术资料、供应资源、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议决定、委托书、协议、合同、项目方案、通告、通知、外来文件等具有参考价值的材料。 2、档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，公司机密档案必须保证安全。 3、档案管理的借阅和索取 a总经理、副总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。 b公司其它人员需借阅档案时，要经总经理或副总经理批准，并办理借阅手续。 c借阅档案必须爱护、保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属需要摘录和复制，必须由总经理批准方可摘录和复制。 4、档案的销毁 a任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。 b若按规定需要销毁时，须经总经理批准后方可销毁。 c经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写编制销毁清单，由专人监督销毁。 三、印章管理 1、公司印章由副总经理保管。 2、公司印鉴的使用一律由总经理签字批准后，管理印章人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人负责。 3、公司所有要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。 4、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需要开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。 四、公文打印管理 1、公司公方的打印工作由行政部门交由前台和文员负责，做好打印记录。 2、公司打印的重要公文、文件必须一式二份，办公室留底存档。 五、办公用品的管理 1、办公用品的购发 a 每月月底前，各部、室负责人将该部门所需的办公用品制成计划提交行政部汇总。 b 行政部指定专人制定每月办公用品计划的预算；经总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发各部室，由负责人签字领回。 c 除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理批准方可领用。 d公司新聘工作人员的办公用品，行政部根据部、室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。 e 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全，品种对路，量足质优，库存合理，开支适当，用品保管好，建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定由领用人员签字。 f 办公用品管理一定要严格按照规章制度办理，不允许非工作人员进入库房。 2、劳保用品由办公室根据各部门的实际工作需要统一购买，统一发放。 车辆管理 1、公司车辆由行政部统一管理，由专人负责钥匙、出车登记。 2、驾驶人员应做好车辆日常维护保养，保持车辆随时处于良好状态；按时办理驾照年检及车辆各种检验，缴齐相关费用。 3、车辆送修、年检等费用,由行政部将修理项目、费用预算书面报总经理审批。 4、驾驶人员应自觉遵守交通规则和有关道路交通管理规定，安全行车，谨慎驾驶。公司外出用车辆因违规驾驶所造成的违章罚款及刑事法律责任一律由驾驶人员自行承担。 5、各部门人员用车，应提前向行政部内提出，经行政部批准后方可签字领取钥匙外出；签字上注明外出时间、事由，车辆用完回公司后再注明用车结束时间，并告知行政部，方便管理。 6 、因特殊情况公司无法派车时，由行政部门协调处理。 七、库房管理 1、库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。 2、采购人员购入的物品必须附有入库单，收票时当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即统计其数量，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。 3、物资入库后，应当日填写帐卡。 4、严格执行出入库手续，物资出库必须填写领料单，由领料人签字方可领出。领用特殊物品必须由总经理签字批准方可领出。 5、库房物资一般不可外借，特殊情况由总经理或副总经理批准，办理外借手续。 6、严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写清楚，整洁，计算准确，做到帐、卡、物相符，不得随意涂改。 伙食管理 1、公司提供每日午、晚两