发放客户文件监管.doc

华 通 纸 品 厂 作业指引 文件编号 版本 WT-SD-DC-002 A0 A0 发放客户文件监管 制 定 审 核 批 准 生效日期 2006.06.26 分发部门： 人力资源部 纸板部 QA部 工程部 营业部 纸箱部 维修部 仓储部 报关部 IT部 采购部 粘盒部 估价部 财务部 发票部 厂部 PMC部 1.0 目的 及时跟进及更新发放客户文件，确保我方相关证书报告在时效期内。 2.0 范围 营业部全体人员 3.0 职责： 无 4.0 定义： 无 5.0 作业内容： 5.1 客户资质评审 5.1.1 营业员通过拜访客户了解其公司规模、公司性质、运营模式、信誉度及发展潜力等。 5.1.2 营业部文员通过营业员提供客户资料或直接致电客户索取相关资料，审核营业员的调查情况是否属实合理。 5.1.3 营业部负责人通过拜访客户及营业员提供之客户相关资料、证件等评审客户资质，根据实际情况批准营业员申请之客户信用额等。 5.1.4 营业部提供客户资料证明给相关部门及负责人，待批准后方可与客户建立合作关系。 5.2 客户要求发放之文件或签订之协议审核与发放 5.2.1 营业员认真阅读客户要求签订之协议书如《环保保证书》是否存在不合理、要求过分、我司目前不能达到其要求或对我司有潜在不利之条款，并上报负责人与客户沟通要求其修改协议。 5.2.2 营业员认真据实填写《公司文件发放/协议签订申请书》 ，经部门负责人、工厂负责人、总监办审查批准后方可向相关部门如QA部要求发放相关文件如“SGS测试报告”，“RoHS测试报告”等。 5.2.3 营业部文员对发放客户报告、证书或与之签订协议及其报告时效期、时效范围存档登记。 华 通 纸 品 厂 作业指引 文件编号 版本 WT-SD-DC-002 A0 发放客户文件监管 生效日期 2006.06.26 对于已超过时效期的报告文件要立即通知相关部门采取措施更新，之后方可发放给客户。 5.3 发放客户文件之更新 5.3.1 营业部文员在所发放客户文件报告之有效期截止前提前通知相关部门如QA部及时申请更新资料。 5.3.2 营业员重新填写《公司文件发放/协议签订申请书》待审批后方可要求相关部门发放更新后文件、报告。 5.3.2 营业部对于更新后文件、报告重新存档登记，主动联系客户并跟进其更新原有文件、报告或重新签订协议等。 6.0 相关使用表单 《公司资料发放或协定签订申请表》 第2页共2页