[建筑]质量技术部管理文件管理细则1.docVIP

质量技术部文件管理细则 1 总则………………………………………………………………………………………………. 1 2 管理岗位及职责……………………………………………………………………………. 1 3 文件资料的分类、管理范围及保管期限、保存地点…………………… 1 4 文件资料的收集、整理、保管、借阅、移交……………………………….2 5 奖惩办法………………………………………………………………………………………..3 6 附则………………………………………………………………………………………………..4  1 总 则 1.1 为规范质量技术部文件资料管理行为，加强文件资料的收集、整理、保管、借阅、移交工作，从而更好为企业生产、经营、管理提供有效地服务，特制定本管理细则。 1.2应维护文件资料的完整、准确、系统与安全。 1.3 本细则适用于集团公司质量技术部文件资料管理。 2 管理岗位及职责 2.1 部门领导应对本部门归档文件的完整和系统负责。 2.2部门设置专人管理，资料管理人员应了解自己所从事岗位的工作业务，掌握本岗位文件资料的归档范围，认真执行文件归档制度、负责本岗位文件材料的收集、整理、保管、借阅、移交工作。 3 文件资料的分类、管理范围及保管期限、保存地点 3.1分类 资料按载体形式分为：纸质性的记录、奖牌、证书、奖杯等。 资料按专属分类：各类质量奖项（国家优质工程奖、电力优质工程奖、省优质工程奖、中州杯工程奖、TQC荣誉证书等）、技术奖项（新技术应用示范工程奖、绿色示范工程奖、科技进步省级工法奖、国家级工法奖）、竣工验收证书、项目检查记录、外来文件等。 3.2保管期限 分类及保管期限表 文件类别 文件资料的名称 保管期限 保存地点 质量奖项 国家优质工程奖、电力优质工程奖、省优质工程奖、中州杯工程奖、TQC荣誉证书等 永久 资料室 技术奖项 新技术应用示范工程奖、绿色示范工程奖、科技进步奖、科技示范工程奖、国家级工法、省级工法 永久 资料室 竣工验收证书 竣工验收报告 长期 资料室 项目检查记录 项目检查记录及回执 短期 资料室 外来文件 中建协、省协、市建协等红头文件 长期 资料室 4 文件资料的收集、整理、保管、借阅、移交 4.1 收集 4.1.1资料管理人员应严格遵守公司档案管理制度 4.1.2资料管理员在收到文件后，及时的登记（详见附件1），及时的归档。 4.1.3按照档案管理要求存放各类档案并贴上标签编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。 4.2.1在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件在一起，不得分开； 文件材料应按排列顺序依次编写页号。图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 4.3.2资料管理员应把文件资料按照载体形式不同分别存放在不同的资料柜、盒和光盘盒中。对于易损的档案应采取复制手段加以保护。 4.3.3 要定期检查、定期清理核对、做到账物相符。 4.4借阅 4.4.1借阅的各类资料要加强保管，不得剪裁、涂改、折损，尽量保持原始性。 4.4.2为了避免工作中的延误，借阅要提前通知本部室。借阅需办理借阅登记手续（详见附件2），确定归还日期，按期追还，需续借的要重新登记 4.4.3 借阅的文件档案不得再转借给他人或单位。 4.5移交：各类荣誉证书涉及到企业的荣誉证书、奖牌要及时 移交给集团公司办公室，并办理移交登记。详见附件3。 5奖惩办法 在文件资料收集、整理、借阅基础工作中做出显著成绩的。能及时整理，按时归档，妥善保管的，应予表彰。 文件资料不能及时移交、整理，文件排列混乱，玩忽职守，造成资料损毁、丢失的，应予处罚。 6 附则 6.1 本管理办法为质量技术部暂行规定。 6.2 本管理办法的解释权归质量技术部所有。 6.3 本管理办法自下发之日起执行。 第1页