小议秘书的事务性工作.doc

小议秘书的事务性工作 事务性工作是秘书工作的重要部分、是秘书的主要工作之一。事务性工作主要包括办公事务管理、时间管理、公务旅行管理等。秘书是为领导服务的，一个秘书只有能够很好的处理好事务性工作，为领导创造一个舒适的办公环境，能够很好的做好各种事务性工作，才能够成为一个合格的秘书。 秘书部门是一个综合部门，秘书上达领导，下又能够联系群众。领导能够看到的文件，秘书也能够看到；领导做出的决策，秘书也能够提前知道。可以说领导对于秘书一般是没有什么秘密而言的，因此对于一个合格的秘书来说必须做好保密工作，对于各种事务性工作中应该保密的内容必须做到能够保密，不泄露重要信息，更好的为领导服务，让领导满意，做一个合格的秘书。 办公事务管理包括办公环境管理、电话事务、接待工作、值班工作等。优雅的环境能够使人工作起来更有动力，作为一个秘书来说，进行办公事务管理应以优化办公环境为基本目标，努力将办公室打造成一个舒适、和谐、安全、实用的地方。秘书进行办公事务管理应该努力以领导满意为基准，要学会换位思考，根据领导的喜好来装扮办公室，做到领导满意，使领导能够更舒心。秘书进行办公环境管理还要有条理的准备好办公所需要的各种物品，按条理分类，做到领导需要的时候能够随手拿来，不至于用时方恨找不到。秘书使用电话处理办公事务要严格按照保密事务的要求使用电话，其次对于某些重要的电话要做好记录，及时向领导反馈，某些重要的电话记录要像文件一样进行归档整理，当然使用电话处理办公事务的时候，必须注意好各种礼节，给他人留下良好的印象。秘书必须要能够做好接待工作，对于那些事先准备好的接待要按时提醒领导，对来宾进行礼貌引领，并能够适时告退；对于那些不明来宾，要了解其身份及来意，请示领导，按照领导的要求进行接待；对于团体接待要提前准备好接待方案，做到有所准备，不至于现场慌乱。 秘书是领导的助手，领导的好多事务都是秘书来进行安排的，对于这些时间 安排务必要做到有条理，不要等到领导问及时间安排的时候惊慌失措，那时候就什么都晚了。进行时间管理可以用一个专门的本来记录领导一天的出行、接待、会议、休息等时间安排，对各种事情分轻重缓急进行合理规划，使领导能够很好的完成一天的工作。 很多领导经常进行出差、调研、访问，因此做好领导的公务出行安排显得尤为重要。秘书要根据领导的出行时间安排提前订好车票、提前订好宾馆；其次秘书要根据领导的时间安排，将那些需要在出差前处理的文件告知领导，让领导在出行前能够处理好各种事务，不至于在出差的时候再为了之前的事务而烦心。秘书还要通过电话等方式与领导出差、调研地做好预约、通知等，告知对方领导到达的时间，让对方能够有所准备。 秘书是一种有着严格素质要求的职业，秘书部门不是一种专门部门，而是一种综合部门，秘书是联系领导和普通工作人员的纽带。秘书不仅每天要在办公室处理各种信息，还要能够深入到社会中去，获取各种各样的信息反馈给领导，为领导的决策作出依据。秘书进行事务性工作务必做到认真谨慎，对于文件信息的校对、对于电话信息的记录，必须做到细之又细，不然都会造成很恶劣的影响；其次对于会议座次的排定、对于会议内容的记录，这些都有很深的学问，都需要秘书好好掌握。秘书还需要从日常的工作中多思考，多总结，想领导之所想，急领导之所急，对于那些领导没有安排，但又必须做的事情要能够想到、做到，成为领导的好助手、好参谋。 秘书事务性工作的内容十分广泛，从处理日常具体事务、辅助决策到重大活动的组织协调、领导交办的各类复杂问题的处理都需要秘书灵活掌握，可谓面面俱到、事无巨细，特别是对其中一些棘手事务的处理，更需要秘书具有冷静的头脑、科学的方法、高超的协调能力和灵活的人际关系处理技巧，这就对秘书的个人素质提出了很高的要求，因此秘书要想很好的处理事务性工作，必须不断提高个人素质、提高个人能力，掌握处理事务性工作的基本技巧。 要想处理好事务性工作，秘书必须了解事务性工作的一些特点，事务性工作具有随机突发性、多样琐碎性、领导指派性、保密性等特点。秘书的事务性工作工作量大，千头万绪、无所不包，秘书必须要花费大量的精力去处理这些事务，这些工作往往不为人所知，但又及其重要。计划往往赶不上变化，一个秘书计划做得在完美，也往往会被一些紧急事件给打乱，在这种时候秘书不得不充当“救火员”的角色，迅速调整策略，处置临时性、突发性事件。秘书工作的核心就是为领导服务，这决定了秘书工作必须紧跟领导的需要。作为领导的参谋和助手，秘书除了要高质量地完作成各项分内工作外，还必须完成好领导交办的其他事务，甚至对领导委托办理的个人私事秘书也必须全力以赴的完成。秘书工作还具有很强的机密性，因此秘书处理各类事务必须严守保密纪律，作为一个合格的秘书要做到知而不言，谨慎从事，不该说的话绝对不说，不该做的事也绝对不做，只有这样才能够让领导信任、满意。