怎样撰写通知精选.docVIP

引言： 杰弗逊说：“当一个人受到公众信任时，他就应该把自己看作为公众的财产。” 朱自清说：“从此我不再仰脸看青天，不再低头看白水，只谨慎着我双双的脚步，我要一步一步踏在泥土上，打上深深的脚印！” 何长仁说：“签发通知，也是一种权利，应当慎重用之。”——选自《应用文写作指读》〈通知〉导语 第三讲 怎样撰写通知 (一)文种特征 通知是为了告知特定对象知道办理某一事项时所用的公文。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中规定：“发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用‘通知’。” 一般说，通告、决定、指示主要是党政机关使用，业务部门使用较少，而使用较多的是通知。通告与通知虽比较相近，但是并不相同。通告的事项与通知相比，一般比较重大，且告知对象比较广泛，并公开进行发表。 通知被告知的是特定的单位和人员，多数是在内部行文。从实际情况来看，通知是使用频率最高、适用范围最广的一个文种。 通知文种的适用范围极广，呈现出一种明显的多功能的特性。具体表现为以下三点： 1．发布性 即用通知来发布有关法规和规章，它一般用于党政机关内部行文，此种通知称为“发布性通知”。 值得注意的是，在2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中，将通知原有的“发布规章”的功用表述删掉了，从表面上看似乎只能用命令(令)来发布行政法规和规章，但实际上这二文种的使用主体级别和所涉及的内容范围有很大的局限性。因此，“删掉”并不等于不用，上述国务院发布的新《办法》，就仍然使用的是“通知”文种。对公文法规中的规定，我们决不能机械地去“咬文嚼字”，以至流于绝对化、简单化。 2．指示性 指用通知来发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，这种通知称为“指示性通知”。它具有明显的指示性，但在内容规格上又不适宜用“指示”行文，于是以“指示性通知”来发布。同时，这种指示性通知，一般是以机关办公部门名义行文，而指示则必须使用领导机关的名义行文。 3．中转性 即指用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。具体为三种情形：一是“上转下”，即将某一下级机关的公文批转给所属下级机关；二是“转上”，即将上级机关的来文转发给所属下级机关；三是“平转平”，即将平级机关或不相隶属机关的来文转发给所属下级机关。其中“上转下”称为“批转性通知”，“下转上”和“平转平”统称为“转发性通知”。 (二)结构模式 根据通知文种的实际使用情况，可将其分为指示性通知、发布性通知、批转转发性通知等几类。每类通知的具体写法如下： 1．指示性通知 此类通知是上级机关对下级机关就某一事项作出具体规定或者就某一问题作出具体指示时使用。它兼有指示性的特点，但按其内容又不适宜用“指示”文种行文，故称“指示性通知”。 指示性通知的写作结构通常由标题、通知缘由、通知事项组成。 (1)标题。即公文名称，应写得准确、简要，采用发文机关、事由和文种三要素齐备的标准式标题。例如《国务院办公厅关于坚决制止国内互赠挂历的通知》、《中共中央纪律检查委员会关于坚决纠正新形势下出现的不正之风的通知》等。此类通知的标题往往显现出发文机关的坚定性态度，如例中的“坚决制止”、“坚决纠正”等词语即是。 (2)通知缘由。通知缘由是指示性通知正文的开头部分，应写得简明扼要，精练概括。一般应交代出发布通知的背景、目的、理由等，以便为下文进一步提出通知事项作好铺垫。用语要简洁、明确，文字不宜过多，然后用过渡语“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知”等，后用冒号，开启下文。例如《国务院办公厅关于稳定市场物价的几个问题的通知》的开头：“目前，各省、市、自治区人民政府正在积极采取措施，贯彻执行今年一月八日《国务院关于坚决稳定市场物价的通知》，努力稳定市场物价。为了使各部门同各地方协同动作，更好地贯彻执行《通知》的各项规定，特作如下通知：”，这段文字，将发布通知的依据、目的和缘由阐述得极其明确清晰，用语也很简洁、精练。 (3)通知事项。这部分是指示性通知撰写的主干。它是受文单位执行的依据，因此，要明确、具体地交代出应知和应办的事项，即工作的任务和要求，切忌含混笼统，令人不得要领。在结构安排上，一般采用分条列项式写法，用序号标明层次；也可采用分列小标题式写法，将通知内容分作几个方面，分别进行阐述。无论采取哪种方式，都必须做到条理清晰、眉清目楚，便于领会、理解和执行。这是写作通知事项部分的关键一环。以2000年10月8日国务院发布的《关于进一步精简会议和文件的通知》为例，其“通知事项”部分写为： 一、切实加强管理，精简各类会议 (一)继续大力压缩会议，能不开的会议坚决不