贵州电子信息职业技术学院档案管理办法.docVIP

贵州电子信息职业技术学院 关于加强档案管理的实施方案 ????????????????? （征求意见稿） 为贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，进一步加强我院档案管理工作，有效地保护、利用和开发学校档案资源，提高档案管理整体水平，更好地为学院建设发展及教育教学服务，特制定本实施方案。 ??? 一、档案工作的目的意义 档案是学院工作的重要组成部分，是维护学院合法权益，反映学院历史真实面貌的依据，是重要的信息资源和宝贵财富，是衡量学院办学管理水平和教育教学质量的重要标志之一。对学院档案工作实行统一管理，分级保管，是确保档案的完整、准确、系统、安全和有效开发利用的基础。 二、建立完善的档案管理体系 1、学院档案管理采取档案管理条例管理，各系、各部门明确一名文书档案专职或兼职人员负责本处室文件材料的收文及发文的登记、传阅、归档、立卷、保管、利用、移交工作，并纳入部门领导及专兼职文书档案管理人员的岗位职责。列入年终目标考核的重要内容之一。? 2、加强领导，搞好档案建设。将档案工作纳入各系部、各部门工作计划，列入议事日程，切实解决档案管理工作中存在的问题。 3、学院档案室是学院档案工作的管理职能部门，具体负责统筹、协调、指导、监督各系、各部门的档案工作，同时对各系、各部门档案专、兼职人员进行业务培训。 4、加强《档案法》的宣传，切实增强档案意识。档案工作涉及面广，来源范围大，每个师生员工都有保护档案的义务。各系部、各部门要注意收集、整理档案材料，做到事事有依据，件件有着落，特别是各各系部、各部门负责人手中产生的文件材料，首先要带头交到文书档案管理员手中，确保档案材料的安全、完整。 三、健全院系两级档案管理体制的要求 1、完善文书处理程序。各部门收到上级的重要文件材料应先交到学院办公室登记处理后，再由有关部门办理，办理完毕后归还学院办公室存档。如：办学资格批文、职称晋升资格批复、调动通知、办学合同等。 2、按照“谁产生，谁管理”的原则，建立平时预立卷制度。将本处室职能活动中产生的文件材料，按问题设若干个类目，整理归档。根据材料多少装一个或几个盒中，在卷脊上标明类目条款名称和编号，并按编号顺序依次排好以备存放文件，材料一来就能“对号入座”，使文件材料适得其所，给平时调阅利用提供方便，同时能使材料收集齐全、完整。 3、凡属学院归档范围的文件材料，任何组织、部门、个人不得据为已有或拒绝归档。必须按有关规定向各系部、各部门或学院档案室移交，以确保档案的完整、准确、系统、安全。 4、各系部建立建全教师业务档案、学生个人档案，建立教师业务档案对教师队伍建设和发展及职称晋升等有重要的参考作用；建立健全学生个人档案是完善学生管理工作的一项重要内容。学生个人档案直接关系到学生就业政审、工作提升等等。 5、档案工作应有“前瞻性”，将“被动”变为“主动”，档案材料实行“同步”管理。各系、各部门在开展某一项工作时应同时收集其完整的档案材料，并按照档案的形成规律和立卷类目组好卷。没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目、学术论文、活动等，学院不予下拨经费或报销，科研成果不予上报。 四、建立档案工作奖励机制 1、建立档案管理检查备案制度。为加强档案管理，根据检查标准，对各系、各部门档案工作中的收集、整理、归档、移交、保管、利用等进行检查备案，纳入年终“评先”、“评优”、“目标考核”的依据。 2、实行档案考核奖励机制。将档案工作情况，对照学院的具体考核标准（各系部、各部门档案工作情况考核见附表），作为各系部、各部门工作考核的一项重要内容，在档案的收集、整理、保护、利用、归档、移交等方面成绩显著的部门和个人，学院给予表扬或奖励。 五、各系部、各部门档案材料的收集范围和保管办法?? 为了确保学院党政、人事、教育、教学、科研等各项管理工作及各类会议、活动都有完整、准确的文件材料和实物归档，特制定各系部、各部门档案材料的收集范围和保管办法。 ?（一）党委办公室档案材料的收集范围（一级保管） 1、学院党委会议记录、纪要 2、学院举办的各类大型会议、活动的系列材料（图片、影视资料） 3、学院党委的工作计划、总结，各系、部门支部工作计划、总结及工作职责、考核办法 4、学院党委各类综合统计年报表 5、党委制定的各类规章制度、办法、措施、规定等 6、党委的各种请示、上级的批复，各总支、直属支部的请示及党委的批复 ???? 7、学院概况、历史沿革、大事记、重大活动等材料 ??? ?8、院刊、各类简报 ?? ??9、党委委员、全院教职工大会讲话稿、会议记录、决定等 10、上级党务机关召开会议的文件材料 ?（二）总支、直属支部档案材料收集范围（一级保管） l、总支、直属支部会议记录 2、总支、直属支部工作计划、总结，思想政治工作资料，各种