现代秘书实务——接待工作演示文稿.pptVIP

接待中的礼宾次序 团体接待，不以人数多寡为标准，而以领队为标准 原职和现职，现职高于原职，原职比照现职 按来宾归属部门的汉字笔划（拉丁字母、汉语拼音）顺序 按约定俗成的法定顺序 按先来后到或报名的先后的顺序 （三）礼宾次序确定步骤 1、确定礼宾次序方案 一次接待两个以上的外国代表团就需要确定礼宾次序。 五种方法可以交叉使用：一般习惯是首先按照来宾身份、职务高低排序；身份相同者，按国家、地区名称的拉丁字母排序；名称的第一个子午相同者，再按某种时间顺序排序。 2、提前通知各方 不论采用何种排列方法，均应事先与外国来宾进行沟通协商， 一般在发（邀请函中）时就应注明礼宾顺序的排列方法。 3、按礼宾次序排列座次、名次、出场次序 （四）安排涉外迎送仪式73 1、涉外迎送仪式的要求 表达东道主的诚意，展现主人的形象，要使涉外接待工作出色圆满，需处处注意礼仪规范 （1）发出邀请 明确规格，规格对等 邀请一般采用书面形式 （2）准备工作 　 搞清来访外宾或代表团基本情况 　 饮食爱好、宗教禁忌、生活习惯 　 拟订访问日程。 　 安排食宿 （3）善始善终 2、着装要求（正装） （五）迎送仪式工作程序 确定迎候人员（身份对等） 准备迎宾物品 双方不认识，需准备牌子，字迹工整。 如果献花，不可用黄白两色的菊花或百合花。 鲜花人应为年轻的女性 见面讲究礼节 主人一方的秘书先把自己这方的主要人员介绍给主宾，然后由主宾或他的秘书把客人一方的主要成员介绍给东道主。 来宾习惯先行拥抱礼、合十礼、鞠躬礼等，我方应作出相应表示。 （五）迎送仪式工作程序 送行前的拜访 在拜访前秘书应打电话给对方的秘书，告知将去摆放的时间和主要人员身份，提醒其做好准备。 安排送行仪式 客人如果坐飞机，特别是国际航班，一定要至少提前3个小时出发。 主陪人可以在客人下榻的宾馆与客人道别，由副职代替到机场或火车站送行。 同外宾告别后，要等他们走出我们的视线之外或火车、轮船开起来之后在离开。 （六）涉外宴请 1、涉外宴请的原则（一般选用中餐） （1）宴请环境，要选雅致安静的地方。 （2）点菜时不仅要考虑外宾因宗教信仰而来的禁忌，还要注意其他饮食习惯的差别。*国家保护动物 （3）菜肴要有地方特色，可以是精致、丰盛的，但不必豪华、奢侈。 （4）参加宴请的人要注意讲究个人卫生。 现代秘书实务 事务管理工作 接待 办公环境管理 办公室日常事务管理 办公用品管理 信息管理 主要内容 （一）什么是接待工作？ 接待是指对因公务活动而来的内外宾客的接洽和招待，是一种有着公共关系职能的活动。 （二）接待工作的种类 按照来宾的来访意图 公务接待、会议接待、视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、技术考察接待 按照接待的对象不同 外宾接待和内宾接待 按照来访者有无预约 预约来访者接待和未预约来访者接待 （三）接待准备 1、接待环境的准备 包括硬环境与软环境。 硬环境包括室内（包括前台、会客室、办公室）空气、光线、颜色、办公设备及布置等外在客观条件。 茶具的使用。 软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的素养等。 2、接待工作心理准备 来访客人可分三类：直接关系的来客，间接关系的来客，与工作无关的来客。 接待工作中秘书的身份：上司的代理人。 诚恳＋合作 3、接待工作的信息准备 （1）来宾的基本情况 （2）接待材料的准备 （1）来宾的基本情况 包括：来宾的单位、姓名、身份（职务、级别）、人数（包括男女各几人）、民族、来意、抵达日期及大体停留的时间、来宾乘坐的交通工具及班次、抵达地点等等。 目的：确定接待规格、安排接站、住宿和用膳，使宾客有宾至如归的感觉。 （2）接待材料的准备 　　（1）接待方案包括：接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、日程安排、食宿标准、陪同人员、参观游览、交通用车、安全保卫、医疗保健、经费预算等内容。 　　（2）其它：汇报材料、发言材料、参考材料、欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要等。 （四）日常事务接待工作流程 起立招呼，使用礼貌用语 让座倒茶 询问来访人姓名、单位、身份、来访目的、是否预约 决定接待对象和方式 有关部门接待 领导接待 秘书接待 是否安排工作餐或宴请、订餐 接待完毕，礼貌送客 接待计划 接待计划是接待工作的依据。 根据宾客的身份及接待目的、要求和内容，要统一标准，对等，对口接待，分工负责，力求从简，不搞层层陪同。 主要内容：确定接