香港明愛社會工作服務部《最佳執行指引》執行細節.pdfVIP

香港明愛社會工作服務部 《最佳執行指引》 執行細節 簡介 社會福利署向非政府機構公佈之「最佳執行指引」於2014 年7 月1 日起生效，目的 是邀請機構就財務管理、人力資源管理、機構管治及問責等範疇，制訂政策和程序， 以提升機構管治水平。 有見及此，明愛社會工作服務部（本部）為有效地推行「最佳執行指引」，在參照及 依據機構的章則、財務及人力資源管理之政策後，為「最佳執行指引」的第一組及 第二組的指引制訂了相關的執行細節。 由於「最佳執行指引」是由社會福利署（社署）公佈的文件，相關指引只適用於由 社署資助的社會工作服務。本部在制訂執行細節後，會每年按照細節檢討推行情況， 以確保機構之管理能達至「最佳執行指引」的標準和要求。 第一部份 － 財務管理 明愛社會工作服務部（本部）會以審慎理財、量入為出的原則，依照機構的財務政 策善用資源，並履行明愛的宗旨和使命，以及配合機構和社會工作服務持續發展的 目標，提供以人為本之服務。 1. 整筆撥款儲備的管理 1.1 善用儲備（第一組1 ） 原則 i. 本部會依據社署所訂定的用途，確保公平、合理、妥善及有效地運用儲備， 並會善用儲備，藉此維持或加強服務質素和推行策略性發展，包括建立一 支優質的員工隊伍。 政策 i. 本部會遵守社會福利署「整筆撥款手冊」及相關通告或函件內所訂定的用 途，制訂運用儲備之政策。 ii. 本部會備有文件，說明管理及運用儲備之政策和程序，以能善用儲備促進 資助服務的發展，包括提升服務質素、履行對員工的僱傭合約承諾、加強 資助服務的專業支援和推行策略性發展等。有關政策和程序，會讓員工知 悉。 iii. 明愛管理局會每年一次在會議上討論及審批本部財務預算及儲備之運用， 並記錄在案。 iv. 本部會備有財務報告、財務計劃等文件。 程序 i. 本部已制訂「整筆撥款儲備運用指引」，訂明使用儲備之目的及程序，並於 管理局會議上通過。（附件） 1 ii. 在有需要時，本部會檢討和修訂 「整筆撥款儲備運用指引」，任何修訂需呈 交管理局審批。 iii. 於每年 2 月或當機構制訂財務預算時，社會工作服務部會統籌各服務制訂 來年之財務預算，包括如何運用儲備及提出理據；並提交管理局於會議上 討論及審批。 iv. 各服務及單位主管需依據財務預算所制訂的目標監控服務／單位之實際收 入和開支。 v. 本部會每年提交經核數師審核之財務報告予管理局審批。 vi. 本部員工可於內聯網查閱「整筆撥款儲備運用指引」及於本部網站查閱年 報及經核數師審核之財務報告。 1.2 最合適的整筆撥款儲備水平（第二組1 ） 原則 i. 本部會按實際需要，發展一套規劃及評估機制以釐訂合適的儲備水平，並 透過合適年期的推算以便作出有效監察。本部在估計所需積蓄的儲備金額 時須保持謹慎。 政策 i. 本部備有文件釐訂整筆撥款儲備的水平，有關儲備水平規劃及評估是參考 本部之薪酬架構、員工離職率、員工年齡分佈、機構預計收入與支出的增 減、機構對受津助員工的合約承諾，以及長遠的財政平衡等因素，以規劃 機構的發展及推算儲備水平。 ii. 本部會定期評估儲備之規劃及推算，並在管理局會議上討論及記錄在案。 iii. 本部會定期向管理局報告儲備狀況。 程序 i. 為有效地運用整筆撥款儲備以提升服務質素，本部已進行由 2013 至 2026 年期間之薪酬推算 ，分析整筆撥款之使用情況；並以此為基礎，釐訂儲備 的水平。 ii. 2013 至 2026 年薪酬推算為管理層提供財務指標，監察未來之儲備水平。 本部會定期檢討儲備水平，並在有需要時呈交建議在管理局會議上討論及 記錄在案。 iii. 本部會每年向