XTGJ-B-704《采购控制程序》.docVIP

高 级 技 工 学 校 程序文件 编 号：XTGJ-B-704 版 本：B/0 批 准： 生效日期：2012.2.12 页 码：共5页 第1页 采购控制程序 1目的 对我校教育教学、后勤服务所需物资的采购进行有效控制，以保证所采购的物资在质量、价格、交付和服务等各方面符合规定要求。 2适用范围 适用我校教育教学、后勤服务所需的各种设备、器具、器材、实习材料、教具、教材、图书资料、音像制品，劳保用品及生活物资的采购。 3职责 3.1教务处负责教材、图书、作业本、教具及音像制品采购的控制管理，组织对供方进行评价，建立合格供方的档案，并实施采购。 3.2后勤处负责教育教学所需各种设备、工量具、机电器材、实习材料、体育器材、课桌椅、办公用品、劳保用品、药品及生活物资等低值易耗品采购的控制管理，组织对供方进行评价，建立合格供方档案，并实施采购。 3.3分管领导负责采购的审批. 3.4教务处、后勤处组织物资请购部门的相关专业人员参与合格供方的评价。 3.5合格供方名单由采购部门审核，分管领导批准后生效。 4工作程序 4.1供方的选择与确定 4.1.1选择原则：供方的选择应遵循质优价廉和地域就近的原则，并满足下列三点要求： a具备国家工商管理部门核发的有效营业执照及相应的经营范围； b具备良好的信誉和资信状况； c 能遵守国家环境法律、法规及其它要求。 4.1.2选择渠道 a从已通过质量体系或产品质量认证的单位中选择； b从市场或其它使用信息中获得; c顾客提供的供方名单。 4.1.3对合格供方的评价 a凡质量体系通过认证，能按期交货的供方或确认有保证质量的供方； b能遵守国家法律、法规的供方； c有向我校提供相同物资的历史，并符合质量要求的供方； d有合格供方的推荐，经专业人员审核或样品检验合格的供方。 4.1.4对合格供方的控制 对已列为合格的供方，每年进行一次核查；对不经常购进物品的供方，在采购前要进行一次检查，收集供方业绩，填写XTGJ-D-704-01《供应商调查评估表》，确认该供方是否具备质量保证能力，否则，撤销其合格供方资格，重新选择新的合格供方。 4.2采购文件 4.2.1采购文件一般以采购合同、物资购置申请单、物资采购计划单等方式体现。 4.2.2采购文件应清楚地说明采购物资的具体要求。 4.2.3采购文件发放前需由请购部门负责人审核，报主管校长批准。 4.3采购计划与实施 4.3.1由负责相关物资采购部门根据年度或学期物资资源需求编制相关采购文件，一式两份，由部门和采购员分别保存。 4.3.2临时采购的物资，请购部门应在填写的XTGJ-D-704-02《物品购置申请单》中加注“临时”标识；紧急请购时还应加注“加急”标识，并交采购部门实施采购。 4.3.3对专业性、技术性较强的物品，在《物品购置申请单》制定后，负责采购的部门应请相关专业人员参与合同的签订和采购或委托使用部门采购。 4.3.4凡列入《湘潭市政府采购目录》的请购物资，按湘潭市政府采购办公室有关文件执行。 4.3.5凡未列入《湘潭市政府采购目录》的物资采购员根据采购计划，从XTGJ-D-704-03《合格供应商名录》中选择合适供方，发出采购文件，实施采购。 4.3.6采购部门及采购员应做好采购物资的进度跟踪工作。如采购活动出现变化时，按本程序4.3.8执行。 4.3.7采购员应将采购物资的到货情况记录在XTGJ-D-704-04《物资到货记录表》上。 4.3.8采购事项的变更 a因教学急需或合格供方发生较大质量问题，或不可抗拒的原因不能按时供货时，由采购部门提出，经校长或分管领导批准后，必要时须经政府采购主管部门批准可实施应急采购。并通知使用部门。 b当采购需求有变化时，使用部门应及时通知采购部门，经校长或主管校领导批准后，可实施应急采购。 4.4采购物资的验证 4.4.1物资检证流程图 不合格 不合格 合格 4.4.2教材管理员、仓管员分别根据审批后的XTGJ-D-704-05《教材征订计划单》、《物品购置申请单》对购回的物资进行验证。 4.4.3对购入数量大于十个的物品按10%比例进行抽样检验；对数量小于十个的物品应逐个检验；对教材应进行逐本检验。 4.4.4验证的项目是：数量、包装、外观、合格证、规格/型号等指标以及是否与采购文件一致。如有不符，供方和采购员必须提供出书面说明，所购设备、物资能否正常使用等。 4.4.5验证结果由教材管理员、仓管员分别进行记录并保存。对检验合格品应整理入库登帐并标识；对检验不合格品按本程序4.5执行。 4.4.6对急需使用而来不及检验的教材、物资由采购部门和使