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海顺德（漳州）特种油品有限公司 文件管理办法（试行稿） 2010年3月1日 目 录 第一章 总则 第二章 文件流传细则 第三章 重要文件的审核、执行 第四章 公文类型代码及单位编码 第五章 公文格式 第一章 总则 1.1 为制度化，规范化公文文书管理体系，特制定本办法。 1.2 本办法规定了公司公文的种类和格式，行文规则，收、发文办理，公文归档，公文管理的有关规定和要求。 1.3 本办法适用于海顺德（漳州）特种油品有限公司日常文件管理。 第二章 文件流传细则 2.1 分类 须登记的文书范围：结合《档案管理规定》的要求。 外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、公函、会议纪要）、邮件、传真等。 公司制发文件：本公司内部文件和对外业务文件。 2.2 收文 本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。 2.3 发文 以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。 2.4 分文 2.4 .1 外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。 2.4.2 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。 2.5 会签 2.5.1 需多部门或多人会签处理的文件应附上“收文处理单”。 2.5.2各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。 2.5.3文件收文后，再依“收文处理单”内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。 第三章 重要文件的审核、执行 3.1 审核、批示 涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。 3.2 执行 经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。 第四章 公文类型代码及单位编码 4.1 为规范公司日常文件管理，特制定公司公文代码和各单位编码。 4.2 公司公文代码如下： 公文类型 公文代码 公函 GH 签呈 QC 邮件 L 传真 F 会议记录 N 注：合同公文代码取合同性质拼音的首字母，如设计合同为SJ，建筑合同为JZ，采购合同CG，销售合同XS等等，其他公文代码另行规定。 4.3 公司职能部门名称、代码如下： 部门名称 部门代码 生产技术部 SC 安全环保部 AQ 工程设备部 SB 销售采购部 XS 财务资产部 CW 人事劳资部 RS 综合事务部 ZH 注：公司职能部门代码取部门名称前两个字的首字母（除工程设备部取SB外），如有其他部门另行规定。 4.4 各单位编码如下： 单位及简称 单位编码 海顺德（漳州）特种油品有限公司（HSD） HD 中国石化工程建设公司（SEI） SE 华东勘测设计研究院Kataleuna KL 腾龙芳烃（漳州）有限公司（DAC） DR 古雷开发区管委会 KG 注：其他单位编码另行规定。 第五章 公文格式 5.1 公司实行统一规范的文书格式（见附件1）。 5.2 对已经统一的公文文书（见附件），要求员工严格按公司规范格式操作。 5.3 公司邮件／传真格式规则 5.3.1 海顺德同各设计单位的邮件按如下规则编号 发函：公司向外单位发出的邮件，其结构如下： 发函单位 收函单位 文件类型 装置名称 设计阶段 序列号 HD XX - L/F - HDA - DED - 001 收函单位：遵从4.4编号 文件类型：邮件 L；传真则为F 装置名称：溶剂油加氢 HDA 设计阶段：详细设计 DED 序列号：各设计单位编号从001开始 举例： HDSE-L-HDA-DED-001（详细设计阶段海顺德发往SEI邮件） 5.3.2 海顺德各合作伙伴、政府职能部门的邮件按如下规则编号 发函单位 收函单位 文件类型 项目名称 序列号 HD XX - L/F - HSD - 001 收函单位：遵从4.4编号 文件类型：邮件 L；传真则为F 项目名称：HSD项目 序列号：各单位编号从001开始 举例：