CX03管理体系文件控制和维护程序.doc

1.目的 为使质量管理体系文件受控，确保文件的现行有效和保密，特编制本程序。 2.范围 适用于本中心与质量管理体系有关的所有文件的控制。 3.职责 3.1 中心主任应应应”的上方写上更新的内容，标明更改的日期。 4.6.4现行修订状态采用页眉或首页“版本号”和“修订次数”进行识别。 4.7管理体系文件的作废、处理 4.7.1对失效和作废的文件，由文件和档案管理员按原发放的范围和场所及时收回，防止误用。 4.7.2作资料参考或出于法律和知识保存的，加盖“作废”标识章，以示区别，尤其在合订本标准中，有效文件应予以标明。 4.7.3文件和档案管理员对作废的文件及时清理，集中管理。需要销毁的文件执行本文件的4.8.7条规定。 4.8管理体系文件的保管和归档 4.8.1管理体系文件均保存适当的期限。保存期限将根据文件的重要程度而定，质量管理手册、程序性文件、作业指导书保存5年，技术记录（报告单、原始记录）保存2年，质量记录保存1年。 4.8.2质量管理体系文件的归档满足《记录控制程序》的有关规定。 4.8.3质量管理体系文件须安全储存，防潮、防火、防虫、防丢失，编号登记保管。 4.8.4本中心人员借阅文件经综合办公室主任批准，保密资料的借阅经技术负责人批准，外部人员借阅经中心主任批准，所有借阅均须办理借阅手续（见《文件借阅登记表》）。 4.8.5文件破损，影响使用时，可由使用者向文件和档案管理员提出申请置换（见《体系文件置换申请表》），经质量负责人批准后，补发完好的有效文件，补发时，采用原编号，上交破损的体系文件，并由文件和档案管理员负责按作废文件处理。 4.8.6文件丢失，丢失者向文件和档案管理员说明原因，提出书面申请（见《体系文件置换申请表》），经质量负责人批准后补发，补发时，采用新编号，原体系文件同时作废，丢失的文件一旦找到，立即交文件和档案管理员统一处置。 4.8.7超过保存期的档案资料和作废文件，由文件和档案管理员填写《文件销毁记录表》，报质量负责人批准后销毁。 4.9管理体系文件的保密 4.9.1本中心保密文件管理执行《保护客户机密信息和所有权程序》。 4.9.2所有原始观测记录、计算和导出数据、检测/校准记录、报告/证书副本等资料均为客户保密。 4.9.3需要保密的文件由文件和档案管理员专柜保管，网络文件由文件和档案管理员实施保密监督。 4.9.4保密文件不允许上网运行，不得复制，不得个人保存。 4.9.5保密文件的借阅须向技术负责人提出申请，得到批准后在文件和档案管理员的监督下查阅，不得带离。 4.9.6所有受控的质量管理体系文件的所有权和著作权归本中心所有，未经中心主任批准，任何人不得私自向外界借出，不得转抄或复印。若发生此类问题，本中心将究责任者的责任。 4.10文件的媒体形式 4.10.1文件可以呈任何媒体形式，如纸张、硬拷贝或光电媒体等。计算机文件管理按《计算机文件及数据控制程序》执行。 4.11每次会议应填写《 会议签到表》和《 会议记录表》。 4.12质量管理体系文件分类、编号及标识规定（见附录1） 5.支持性文件 《保护客户机密信息和所有权程序》 ABC/CX01-2006 《记录控制程序》 ABC/CX12-2006 《计算机文件及数据控制程序》 ABC/CX22-2006 6.记录 《内部文件（资料）目录表》 ABC/CX03/F01 《文件审批登记表》 ABC/CX03/F02 《外来文件资料登记表》 ABC/CX03/F03 《文件收发登记表》 ABC/CX03/F04 《文件借阅登记表》 ABC/CX03/F05 《体系文件置换申请审批表》 ABC/CX03/F06 《文件销毁记录表》 ABC/CX03/F07 《 会议签到表》 ABC/CX03/F08 附录1 管理体系文件分类、编号及标识规定 1.管理体系文件的分类 A类：质量管理手册、程序文件、作业指导书、质量记录、技术记录 B类：业务相关文件、合同（协议）、分包协议、质量计划 C类：外来文件 2.管理体系文件编号规定 2.1 A类管理体系文件编号规定 2.1.1《质量管理手册》、《质量管理手册附件》编号规定 ABC/SC—AA