[PPT模板]专题6会议前奏.ppt

专题八 会议前站 授课重点 案例中涉及的议题有哪些？ 假如让你组织一次班会，你认为安排会议议题时要遵循哪些原则？ 1、安排会议议题 安排议题的方法 2、安排会议议程和日程 2.1、安排会议议程和日程 知识点 议题还是议程？ 实战演练：会议议程（错误） 会议议程（正确） 3、安排会议日程 编制日程表的注意事项（知识点） 实战演练：根据以下案例制作议程表和日程表 授课重点 二、建立会议组织机构 二、建立会议组织机构 授课重点 三、确定会议场所的程序 会议目的与形态 列出选择会议场地的需求清单，确定会议场地 确认会议地点 签订书面合同 三、会议选址（考点） 选择会址的要求 （1）交通便利：方便上司和与会者前往。 （2）会场的大小与会议内容、规模、主题相符。 （3）尽量避开闹市区，保证不受干扰。 （4）应考虑有无停车场。 （5）场地租借的成本必须合理。 会议室空间的要求 1）会议室宁肯略小而勿失于大：小型会议室一般30平米，中型会议室以60平米；大型会议室要求空间开阔，一般净高不低于4米 2）会议室的空间密度：在空间布局上伸展自如，能够根据需要迅速随意组合 3）个人应有2平方至3平方左右的活动空间 会议室的设备要求 1）通风空调设备 2）采光设施 3）多媒体演示系统、音响设备、同声传译 4）其它：餐饮、客房、娱乐设施 对会议地点的确认： 1、检查会议室或场地 2、随意抽查一个房间，检查房内设施 3、检查会议登记部门、会议管理部门和后勤 4、检查膳食供应 5、检查报务项目、营业时间 6、了解停车设施 授课重点 四、 会场布置的要求 四、 会场布置和座次安排 四、会场布置和座次安排 四、 主席台布置和座次安排 四、 会场布置的要求 四、 主席台布置的要求 四、 主席台布置的要求 四、 主席台布置的要求 四、 主席台座次的要求 主席台座次安排 会场其他人的座次安排 会场布置和座次划分 会议台形选择 会议台形选择－较大型会场 主席台座次安排 依职务高低和选举结果 会议主持人的位次：前排的边座或按职务顺序 主席台座次的审核 主席台桌上，每个位置的左侧放姓名台签． 授课重点 五、准备会议文件材料 会前需要准备的资料（知识点） 1、来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料（会议通知、议程、会议须知、名单）、分组名单、文具、代表证、餐券等 2、会务资料：开会请示、提交会议审议批准的文件（计划、规划、报告、决议）、会上使用的文件（欢迎词、致辞、答谢辞、报告、总结材料）会议宣传性文件（提纲、新闻发言稿）、 3、沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务成员通讯联络表、订票登记表、接站一览表。 分发文件 六 会场检查 六 会场检查 授课重点 六 会场检查 思考 会议文件准备好后，该如何分发给与会人员呢？以学院团学换届选举大会为例，说明其方法。 方法 1、提前将文件发给与会者，特别是需研究的计划、方案、审议法规性文件 2、在与会人员进入会场时，秘书人员在入口久发给每位与会者 3、在会场上发放。有些文件，秘书人员在会场上，按坐位顺序依次发给与会者。 4、在座位上摆放。一般性文件，可以在与会人员进入会场之前，将文件摆入在与会人员座位上，供与会者收阅。 思考 检查会议筹备情况时，主要检查什么内容？ 起草协议的内容和注意事项 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、漏洞。 会议的组织和管理 会前准备 - 起草协议 1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用 4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等 内容涉及 1、会议议题、议程、日程 2、会议组织机构 3、确定会议场所 4、会场布置 5、制作会议证件 6、会前文件资料及用品的准备 7、会前检查 整体要求： 1、庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，并考虑会议的性质、规格、规模。 2、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围； 3、中大型会议要保证一个绝对的中心，并考虑进退场的方便； 4、小型会场要注意集中和方便 风光公司最近获得了省里授予的百强企业称号，准备召开庆功表彰会。办公室主任沈萍检查会场，她发现秘书钟苗的座次安排为董事长的位置安排在前最右边，副董事长、总经理、副总经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表彰的人员。 钟苗秘书的安排有哪些不当？就如何纠正？ 思考： 1、工作会议，主席台布置色彩基调？ 蓝色、绿色 2、庆典、表彰性会议，主席台布置色彩基调？ 红色、粉色 3、哪些类型的会议不