行政秘书工作内容与角色定位15.pptVIP

《行政秘书工作内容与角色定位》 讲师：李革增 一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质 三、行政文秘的沟通技巧 四、行政文秘的时间管理技巧 五、行政文秘的会务管理 六、行政文秘的档案管理 七、行政文秘公文写作 八 、行政文秘的商务礼仪、商务接待与宴请 请写出你目前主要的工作内容: 1、时间:5分钟； 2、用最快的速度写下来； 3、至少要写下10个、按重要程序排列。 项 目 内 容 1、日程管理 预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受。 2、环境的整理准备 上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理。 3、会议及活动 开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作及事后的管理。 项 目 内 容 4、照顾身边琐事 照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理 5、会计方面的业务 各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐、税务与海关 6、突发事件处理 发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、疾病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络 项 目 内 容 7、接待、应酬工作 面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、上司办公室及会客室的安排， 电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。 媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理 8、沟通支持性工作 沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项 部分行政工作 9、文件的处理和保管 公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理 项 目 内 容 10、信息的搜集整理 文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析；上司有关的名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、磁盘等的整理、检索； 11、决策支持工作 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 主要工作如下： 接听电话、上传下达；接待； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件等； 沟通上下级关系； 其它事务性的简单工作； 2、文秘的职业发展规划 主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求 主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系； 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言支持 一、企业行政文秘工作内容与素质要求 二、行政文秘的角色定位与必备素质 三、行政文秘的沟通技巧 四、行政文秘的时间管理技巧 五、行政文秘的会务管理 六、行政文秘的档案管理 七、行政文秘公文写作 八、行政文秘的商务礼仪、商务接待与宴请 1、秘书的定义 A、广义的概念；“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；　B、狭义的概念。“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。?我们定义“秘书是领导工作的参谋和助手” 行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书） 领导者