湖州中环水务有限责任公司行政管理制度.doc

一、行政事务管理制度 总则 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。 档案管理 归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有价值的文件材料。 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 档案的借阅与索取： 总经理、副总经理、借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档； 公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续； 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案经批准方可摘录和复制。 档案的销毁： 任何或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司批准后方可销毁。 经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 印鉴管理 公司印鉴由负责保管。 公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号、登记，以备查询，存档。 公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总经理签字后方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 盖章后出现的意外情况由批准人负责。 公文打印管理 公司公文的打印工作由负责。 各业务部门打印的公文或其他资料由部门秘书负责。 公司各部门对外公文、文件，必须一式三份，交留底存档。 办公用品的管理 办公用品的购发： 每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交； 制定每月办公用品计划及预算；总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要分发给各个部门。 除正常配给的办公用品外，若还需用其他用品的，须经总经理批准购买后方可采买、领用； 公司新聘工作人员的办公用品，根据各部门所提供的清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作； 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好； 报刊及邮发管理 每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。 每日负责将报刊取回并进行分类，并分别送到相关部门。相关部门阅读后，一周内交回前台秘书统一保管、存档备查。 任何人不得随意将报刊挪作他用。 附则 公司负责为各业务部门邮发信件。 规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公研究并提请总经理批复。 本规定报总经理批准后实施，修改亦同 二、员工行为管理规范 第1条 通话、转接电话要低声，以免影响他人办公； 第2 条 在电话铃（外线和内线）响三声之内接起电话，超过三声应首先说“对不起，让您久等了”。员工打电话时，所用语言尽量简洁、明确，以减少通话时间； 第3条 接听外线电话的标准用语为：“您好,湖州中环水务！”“请稍等”。接听内线电话先说“您好”再自报姓名； 第4条 同事不在时要主动帮助接听电话，转告要低声或走到跟前转告，禁止办公区内大声喧哗； 第5条 电话铃响三声之内必须接听电话，无论是自己的电话还是同事的电话； 第6条 听客户电话时声音要温和、亲切而又富有耐性，重要问题要仔细记录并上报相关负责人或跟踪解决； 第7条 积极主动解决客户提出的各项问题，无论怎样，客户至上，不得与客户发生争吵或冲突。 第二章 会 客 第1条 无特殊原因不得招引与工作无关的家属、朋友等人员进入公司办公区域； 第2条 会客在会议室或会客区，不得在自己座位会客（除特殊原因）； 第3条 接到前台有客人来访的通知，必须亲自到前台迎接，不得让客人长时间在前台等待，应立刻将客人引至接待室或会议室； 第4条 客人等候应在接待室或会议室，不得在办公区内走动； 第5条 客人入座后，需先为客人倒水后再进入谈话内容； 第6条 客人离开时，须亲自送出办公室。 第三章 进出领导办公室 第1条 进入领导办公室前，必须先敲门，得到允许后方可进入； 第2条 如果有当面请示的事务，进入领导办公室后要先询问对方是否方便，如有其他客人，应退出等候，除非对方主动表示可以处理你的请示； 第3条 不得当着公司之外的人请示公司内部问题； 第4条