GI-1001-XG-0001行政管理部组织结构及各岗位职责.doc

1.0 2.0 3.0 目的 明确行政管理部职责与权限，确保员工在工作中切实履行职责与行使其权限，保证部门日常工作的正常开展。 适用范围 适用于工程部各岗位及其职责。 组织架构 4.0 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 5.0 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.4 5.4.1 5.4.2 5.5 5.6 5.6.1 5.6.2 部门职能 计划考核： 组织公司年度、季度和月度计划的拟订、审批、汇总和颁发 监督计划执行过程并组织考核计划执行结果 不断完善业绩与改进导向型的计划考核体系 负责专项重点工作的全程督办 将领导交办事项列入追加计划并跟进落实 协调各部门之间的计划执行工作 客户投诉处理： 建立畅通、分类和多渠道的客户投诉处理体系 指导、监督、协调各部门的客户投诉处理工作 负责针对管理处、部门的投诉受理 向公司领导提供客户投诉处理情况并提出改进意见 建立并不断完善物业管理、客户投诉案例资料库 法务工作： 修订各类标准合同并确定合同评审要点 组织、参加对各类合同的评审工作，从法律角度把关 收集与公司业务相关的各类法律、法规、政策及最新的修订内容 研究各地物业管理及相关法律、法规 参与重大项目的谈判工作 组织协调公司工商执照、停车场执照的办理、年审工作 掌握各全委托项目合同续签时间表并协调有关工作 负责办理各管理处的管理费申报备案工作 负责处理各类法律纠纷 欠费催交的法律与时间表把关 物流管理： 负责建立公司物流管理的相关制度 负责对供应商的调查、评审、认可工作，建立合格供应商资料库，并进行动态管理 负责制定各部门物耗标准依据，并进行动态管理 审核各部门年度采购计划的审核工作 负责向各部门提供各类物料的型号、价格，并不断更新 负责公司的仓库管理及各部门仓库管理的监督检查工作 物料的统一采购及配送 组织、协调物资采购的招标工作 记录供货商意见并定期汇总、分析、上报 行政后勤： 建立并不断完善行政管理制度 负责监督行政管理制度的执行并查处违纪人员 公司公文处理及规范管理 公司各类行政档案的建档、管理 公司印章管理 建立并完善公司重大活动的策划模板并负责组织、安排、实施 公司的会议管理 公司的各种工作例会及领导安排的各种会议的通知、安排、记录、发放纪要 办公场所、办公行为的管理 组织安排公司管理层员工的各类文化活动 沙尾食堂的监管 公司宿舍的管理 车辆的调度、维护及动态信息播报 岗位职责 部门经理 负责管理公司行政事务。 组织制定公司规章制度。 负责本部门员工考核。 协调本部门各岗位的工作。 完成领导交办的其他工作。 文秘主管 负责各类文书、文件、报告、总结及其他材料 为公司领导人撰写文稿等工作 负责对文件的收发存管理工作 对下属的评价、考核和激励 负责对公司档案管理工作 负责对公司文印工作的管理 做好对各种类文件、资料鉴定及统计管理工作 负责各类 负责对公司印章、法人章的监督管理和办公室印章管理 有对下属的人事推荐权和考核、评价权 行政秘书 参加各类会议（例会），做记录并形成会议纪要。 起草各类公文。 协助公司领导处理出差及业务费用的借支、报销。 负责与集团有关部门保持联系，及时传达集团公司下达的各类文件、函、信息、指令等，并根据集团公司要求收集上报各种资料。 负责对外联络及公共关系的建立。 负责公司重要会议的会务工作和重要外事活动的接待工作。 负责行政文员及前台接待员的培训、考核工作。 负责公司兼职秘书培训、指导。 完成领导交办的其他工作。 行政文员 负责公司领导批阅文件、材料的记录、传递、跟踪督办工作。 负责收发文及各种文件材料的登记、传递以及公文上传工作平台。 负责工作传签单进度录入及会议室动态公布。 协助公司领导处理出差及业务费用的借支、报销。 负责公司会议的会务工作。 负责公司文字打印、校对及资料装订工作。 监督前台文员对公司文印室、复印机、打印机的维护、保养管理，实施打印、复印登记制度。并负责各部门及管理处费用分摊工作。 复查工作品台上通讯录修改情况。 完成领导交办的其他工作。 档案管理员 负责档案的接收、整理、编号、装订、录入、分类归档存放。 档案资料的交接。 办理档案、书籍、资料的借阅登记、统计及督促归档。 执行相关保密制度。 档案室设备、设施的管理。 负责公司总部报刊、书籍等征订和分发工作。 负责公司的印章办理、处理、借用保管、领用登记。 定期核对各部门档案资料兵反馈相关信息。 与集团协调相关档案、资料、书籍管理。 制作书籍购入、借出的明细账。 相关工作登报声明等对外联系工作。 完成领导交办的其他工作。 行政主管 协助部门经理负责公司的行政事务管理。 负责协调安排涉及多部门参加的各种会议和活动的会务工作。 负