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第一节 公文处理概述 一、公文处理的概念 公文处理就是对公文的创制、处理(置)和管理，其基本任务是及时、准确、有效地创制、传递、办理、管理、处置公文。 二、公文处理活动的地位 公文处理是公务活动的组成部分，在公务活动中占有重要地位。表现为：公文处理是机关实现管理职能的必要条件；公文处理是国家档案事业的基础。 三、公文处理的基本原则 公文处理是一项有着特定功用、特定方法程序、特定内容与形式的活动，为保证这项活动有序有效，必须顺应其内在的特殊规律，遵循下列原则：法制原则，实事求是原则，全面质量原则，时效原则，集中统一原则，党政分工原则，保密原则，简化原则。 第二节 公文收文处理程序与方法 一、收文处理的一般过程 收文处理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。收文处理的一般程序为：公文签收、公文登记、审核、分办、公文摘编、拟办、批办、承办、注办、组织传阅、催办。上述环节完成后，进入办毕公文的处置阶段。 上述环节，也可按办理与管理两个基本性质，分为收文办理与收文管理两大类活动。前者包括：拟办、批办、承办、注办；后者包括：签收、登记、审核、分办、公文摘编、组织传阅、催办。 二、收文办理活动的方法要点 (一)拟办 拟办是由部门负责人或有关人员对公文进行阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关(部门)领导者审核定夺。拟办实为一项辅助决策活动，目的在于为决策活动提供可选择的方案。并非所有公文都需经过拟办，拟办公文时应注意： 1．认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际状况。 2．意见要简明、具体、得体，拟办意见是一种请示或建议，语气应与这种性质保持一致。 3．同时提出两个以上方案时，应将倾向性意见放在前面。 4．意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。 5．当公文所涉及的问题较易处理，对领导采纳方案有把握时也可直接草拟复文稿供审核定夺，以加速办理过程。 (二)批办 批办是由法定责任者履行法定的事务处置权的决策性活动，它规定了对公文的处置方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等，对公文效用的实现具有决定性影响。批办公文时应注意： 1．不得越权批办。 2．严格控制批办范围。 3．批办意见须明确、肯定、具体、前后一致、切实可行。 4．采取有效措施监督批办意见的执行结果。 5．如果自己无权或无法处置的，可将批办改为拟办，供上级领导者定夺。 6．将批办意见工整、清晰地写在《文件处理单》有关栏目内，并签注批办人姓名及年、月、日。 (三)承办 承办是有关人员按批办意见具体承接处置公文所针对的事务和问题，由于公文只有经过承办才能产生切实的效用，因此，它是收文办理中的中心环节。承办公文时应注意： 1．熟悉有关法律、法规、方针政策和上级机关有关公文，熟悉与公文内容有关的业务，明确领导者的意图。 2．深入实际，调查研究。 3．加强协商，努力协调各方关系。 4．有效运用各种承办方式。 5．分清主次，分清缓急。 6．各级领导者应积极参与承办工作。 7．注意对承办结果的检查与监督。 (四)注办 注办是由承办人随手签注公文承办情况，以备待查。 三、收文管理活动的方法要点 (一)公文签收 指经履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，从各种渠道收取公文。 (二)公文登记 登记形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。 (三)审核 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核重点表现在：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。 (四)分办 根据公文重要程度、各部门职责分工及有关制度将公文分送有关领导、有关部门阅知办理。分办的实质是为公文确定运转方向，它是一项事关公文能否准确、迅速、有效地得到实质性办理的重要工作。 (五)公文摘编 指对重要公文在投入办理前所做的加工，包括编写文摘或提要、编写综述、汇集有关数据资料等。目的在于为公文办理提供便利，节省办理时间。 (六)组织传阅 指独份或份数很少的公文需经多部门或多人阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动。传阅公文时应注意： 1．选择合理的传阅路线形式，在树形、轮形、星形中较适于公文传阅的是树形。 2．正确排序，灵活调整。 3．适当分流。 4．利用并发展多种传阅方式。 5．建立严格而简便易行的传阅登记手续。 6．及时检查阅读情况与结果。 (七)催办 指根据承办时限和要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。分内催办和外催办两种形式。催办公文时应注意： 1．正确划定催办范围，保证重点。 2．有高度的时间效益观念。 3．因地制宜采用多种催办方式。 4．强化其严肃性与权威性。 第三节 公文发文处理程序与方法 一、发文处理的一般过程