52电子邮件礼仪.PDF

电子邮件礼仪 大纲 31 电子邮件礼仪的目的 2 电子邮件的收件人和主题 33 电子邮件的内容、结尾、附件 4 电子邮件的回复、转发 2016/4/16 2 你会很惊讶地发现在当今这 个时代，一些管理者仍然没有意 识到电子邮件的交流是多么重要， 许多管理者不及时地回复电子邮 件或根本不回复，或者回复邮件 的时候并不是回答那些问到的问 题。非常专业地处理电子邮件会 使你成为一个更好的管理者，会 使你的公司很有竞争力。 Phillip Hunsaker 《管理技能与方法》附录C 2016/4/16 3 为什么需要电子邮件礼仪？ 电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： • 专业特性： – 通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的 形象， “我很专业！” – 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的 唯一方法。 • 效率: – 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间 • 严肃性 – 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务 规范性 本讲义整理了最常见的24项电子邮件基本礼仪，学会应 用，必使您获益良多 2016/4/16 4 1. 收件人(To)、抄送(CC)与密送(BCC) • 收件人(To List) – 需要回复或采取行动的人 – 不要把仅需了解此邮件事项的人放入 “收件人” • 抄送( CC List) – 需要了解此邮件事项相关的人 – 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管 都要了解你做的事 • 密送 （BCC List) – 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TOCC的人知 道 • 思考： – 你发出的邮件，数据或内容有错，收件人以为你的主管 已经审核过了，而实际上你的主管并不知情 2016/4/16 5 2. 收件人、抄送和密送注意事项 • 出部门邮件，必须抄送给部门主管 （总监、经理、副经 理），出公司邮件，必须抄送给分管副总或总经理 • 公司内部沟通邮件不可抄送给公司外部人员。 – 思考：内部讨论定价问题被客户知道了 • 邮件只发给该发的人，不要发给不必要接收此邮件的人， 以节省大家的时间 • 不建议使用密送 BCC有可能看不到TOCC 的人，BCC的回复有可能 让TOCC的人看到 • 回复邮件时注意 – 要根据邮件内容修改 “收件人”和 “抄送”名单， – 不要随便就回复给所有人，通常不使用 “回复全部” 2016/4/16 6 3. 禁止使用 “群发邮件” • 因使用 “群发邮件”不当而造成公司内部骚乱的例子屡 见不鲜 • 除了董事长/总经理 “致全体员工”外，其他人禁止使用 群发邮件 • 通知通告类邮件只发到部门主管和部门文员，由部门主 管负责传达(这是部门主管的责任) • 不要自认为 “这个邮件可以群发”你就群发了，一旦这 样，你出错的机会就多一次。 • 不要自己发送离职通知邮件。离职通知由人资部门负责 发送 2016/4/16