4.2.4记录控制程序02.docVIP

文件编号：QEHSP424/454-02 版本：7.0 中山华帝燃具股份有限公司 程序文件 《记录控制程序》 编 制：品质部 审 核： 批 准： 分 发 号： 受控状态： 发布日期：2011年09月01日 生效日期：2011年09月01日 文件类别 程序文件 文件编号 QEHSP424/454-02 标题 记录控制程序 版本号.修订号 7.0 页码 共2页第1页 目 的 为使公司的质量/环境/HSPM记录得到及时有效的控制与管理，以此作为公司管理体系有效运作的证据，并为产品、相关活动或服务的可追溯性及采取纠正、预防措施提供依据。 适用范围 适用于公司管理体系运作的各项执行质量/环境/HSPM记录与报告的控制和管理，体系外的其它记录亦可参照本程序执行。 术语与定义 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。 职 责 各部门：负责对本部门产生和接收到的质量/环境/HSPM记录表格设制、记录、分发、收集、保管、逾期销毁本部门记录表单，并建立部门《记录一览表》。 品质部：监督各部门的记录管理。 流程： 程式 权责单位 支持文件 记录表单设制 各部门 NO 审核 部门权责人员 文件控制程序 编号索引 各部门 文件控制程序 记录产生 各部门 审核 部门权责人员 分发 相关部门 文件控制程序 管理 各部门 逾期销毁 各部门 程序细则 6.1 记录表单的设制与核准 6.1.1各部门根据文件/业务需要自行设计、规范适用的表单，表格设制好后内部进行表格编号和规范化审核。各部门建立本部门《记录一览表》并报品质部备份。 6.1.2记录的编号索引 6.1.3依《文件控制程序》执行并参见《记录总览表》；但记录编号是唯一的。 6.1.4经审核批准可用的记录表单，若需求量较大的，由供应部门委外印刷；使用量不大的，则内部复印即可。 文件类别 程序文件 文件编号 QEHSP424/454-02 标题 记录控制程序 版本号.修订号 7.0 页码 共2页第2页 6.2 记录填写（产生） 6.2.1记录人员应如实填写记录；记录内容应清楚、准确、完整、无误；因填写错误的地方应规范划改，更改人必须在划改处签名确认，必要时由部门负责人签认。 6.2.2记录的审核 记录的审核原则上由记录人送交归口部门经理（或科长）审核，测量记录由有资质人员审核，以审阅其记录的准确性、及时性和有效性。 6.2.3对于需审核的记录，未经审核不得分发及归档。 6.3分 发 按本部门《记录一览表》的规定分发相关部门；相关部门应在分发者所保管的那一联签名，以示收到。 6.4记录的管理 6.4.1各部门文件管理人员负责保管本部门的质量/环境/HSPM记录，并按时间顺序和保存期限分类归档保存。 6.4.2不论采取何种媒体记录，信息都应保持清晰，易于贮存、查阅、统计、分析和控制；贮存环境应能防潮、防火、防损坏、防丢失。 6.4.3外来的记录若为热感纸传真件，应先复印再归档保存，以免失效性质变而不易识别。 6.4.4本公司人员借阅记录时，须经保管部门负责人批准，办理借阅手续后方可借阅；顾客按合同要求查阅记录时，在相关人员陪同下方可查阅。 6.5记录的更改 记录的保存时间按各部门《记录一览表》规定执行，对运作过程中适用性及可操作性不强的记录，相关部门（或个人）可向责任部门提出修改建议。更改过程按《文件控制程序》执行。 6.6记录的销毁 6.6.1质量/环境/HSPM记录超过保存期限时,由保管单位销毁过期无效的质量/环境/HSPM记录，并填写好《质量/环境/HSPM记录/文件销毁清单》。对逾期的记录由保管部门列出清单，经部门经理批准后销毁。 6.6.2质量/环境/HSPM记录原稿保存单位为品质部，品质部规定保存期限，保存期限按下列方式规定： A类：非常重要、保密性质量/环境/HSPM记录，属于长期保存； B类：重要的技术性质量/环境/HSPM记录，保存期限为三年； C类：一般性的质量/环境/HSPM记录，保存期限为两年。 支持文件 《文件控制程序》 记录与报告 8.1 《质量记录总览表》 8.2 《环境记录总览表》 8.3 《 部门记录一览表》 8.4 《测量记录总览表》