[从业资格考试]浙江省初级档案考试资料.doc

PAGE  4. 编号 编号是编制包括一组数字和字符在内的编号项目，包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等。 归档文件应以分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置上加盖归档章并填写相关内容。此时所编之号称为室编件号。 档案室的档案移交进馆时，因需要再鉴定、整理，文件的位置有所调整而根据新排序所编的件号，称之为馆编件号。 上述编号项目中，全宗号、年度、保管期限和件号是必备项目，各级机关档案部门编号时必须编制。机构（问题）项为选择项。 5. 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。 6. 装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。 三、归档 归档是办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案室（馆）保存的过程。 （一）归档范围 根据2006年12月18日颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定 （二）归档时间 机关文件处理部门一般应在文件形成后第二年上半年向机关档案部门移交归档。有些专门档案可根据有关专门规定时间移交归档。 -32- （三）归档要求 就是指对归档的档案文件和有关材料的质量要求。主要内容有：归档的档案文件和有关材料应齐全、完整；归档的档案文件和有关材料应符合有关标准及规范；按时归档；严格办理归档交接手续等。 （四）归档工作内容和步骤 包括编制移交有关目录、撰写立卷（或组件）说明、移交等工作。 第二章 档案管理 学习提示：本章应全面理解档案收集、整理、鉴定、保管、检索和统计等业务环节的基本内容和要求，掌握科技档案的特点、种类以及管理要求和整理规则，熟悉会计档案、人事档案和特殊载体档案的概念和管理规范。 第一节 档案收集 一、档案收集的内容和要求 档案收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。 （一）档案收集的内容 档案收集的内容，可以分为两个层次：一是档案室的收集，即档案室接收本单位内部组织机构所形成的档案；二是档案馆的收集，即档案馆接收各现行机关和撤销机关的档案，向社会征集档案等。 （二）档案收集的要求 档案收集的基本要求是：科学组织，信息完整，结构优化，标准控制。 二、档案室的收集 （一）加强对归档制度的宣传 （二）对文件形成的超前控制 （三）对文件积累、归档的监督和指导 （四）全面检查归档案卷的质量 （五）加强平时收集工作 -33- 三、档案馆的收集 （一）档案馆的收集范围 档案馆收集工作的基本指导思想是，在维护党和国家历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地收 集进馆，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。 1．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立后档案的范围；2．各级综合性国家档案馆收集中华人民共和国成立前档案的范围；3．中央和地方各级专门性国家档案馆接收档案的范围 （二）现行机关档案的接收 现行机关的档案是各级综合性档案馆馆藏的主要来源，接收现行机关档案室移交的档案，是档案馆收集工作的主要任务。 1．接收期限 根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。” 2．接收要求 进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好。一个机关形成的全部档案作为一个整体，统一移交给一个档案馆，不能随意分散；进馆的档案要齐全完整，进行统一的分类整理，正确划分保管期限，具有长久保存价值；立档单位编制的组织沿革、全宗指南、检索工具和有关资料应随同档案一起接收；交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。 -34- 3. 编制案卷目录 案卷目录，即案卷的名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。案卷目录的编制可以按年度、保管期限、机关内各内部机构分别编制。 二、组件 归档文件整理，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。这里的归档文件整理，即组件。 （一）组件的意义 1. 有利于提高和控制档案的质量2. 有利于在降低资源耗费的同时提高归档文件整理的效率 3. 便于深化档案信息资源的开发、利用和管理4. 更适应现代化的计算机管理 （二）组件的方法步骤 1. 装订 装订即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以