信息、文方案与档案管理胡伟卢芳赵修磊信息、文方案与档案管理第一章1新.ppt

* * * * * * * * 馋死 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * PPT研究院 POWERPOINT ACADEMY * * * * * * * * * * * * （五）办公室常备信息资料 1.参考书 （1）工作用参考书 单位工作活动中需要利用的参考书，如电话簿，飞机、汽车、火车等时刻表。 （2）手册 手册是汇集某一学科或某一主题的基本知识和资料，它是经过有系统地编排，以备随机检索的实用型检索工具。 * * （3）百科全书、年鉴 百科全书是系统地汇集某一领域全部知识的大型参考性工具书。综合性的百科全书内容广泛，包括哲学、社会科学、自然科学的所有知识门类，如《中国大百科全书》。专业性或专题性百科全书则只包括一个或几个学科或专题知识，如《中国经济百科全书》、《企业管理百科全书》。 年鉴是收入某年内国内外发生情况、事实数据、成果进展等信息的工具书。它一般是逐年编写，连续出版。年鉴常常是百科全书的补充，如《中国百科年鉴》。年鉴也有综合性和专科性。 （4）字典、词典 字典提供拼写、发音、定义及其他方面的信息；词典是词语的汇集，主要是告诉人们拼写、词的划分、词的意义和发音的信息。有综合性的词典、语言词典、专业词典等。 2.报纸、期刊 报纸、期刊的信息新、快，可以从中查到商业经济的最新资料，了解与企业经营活动相关的国际、国内信息。 * * 3.统计资料 备有与企业相关的国内外经济技术统计资料。如《世界经济资料》、《统计季刊》、《世界经济信息统计汇编》、《中国企业监督》等。 4．地图集 地图集不仅提供详细的地图，而且还提供其他方面的信息，如土壤、气候条件等。 5.档案 在工作、社会活动中形成的，有保存价值的，以备查找的文字、图像、声音及其他各种载体形式的原始记录。 * * 6．名录 名录有机构名录和人名录。机构名录收录的是机构名称及其概况介绍，包括机构宗旨、组织结构、业务、工作范围、人事、资信等；人名录收录的是各领域知名人士的个人资料，包括姓名、学历、职称、国别、工作单位、从事的专业、主要成就等。 7．内部文献 指业务信息资料、本企业或本行业的现实情况资料 8．有关政府出版物、法律法规汇编、政策汇编。 可获得关于人口、贸易、税收、法律等信息。 9．广告材料和宣传品 广告和宣传品可以使人们了解新产品和新技术的市场行情和发展趋势，了解一些重要会议和商业活动信息。 ? * * 第二节 文书工作概述 一、文书工作 文书工作是以文书制作、办理、立卷为业务内容，服务于国家机关、社会团体、企业单位领导和职能活动的行政辅助性工作。文书工作可分为三个环节：即文件的形成、处理和管理。文件的形成，是文书工作的前提环节；文件的处理，是文书工作的中心环节；文件的管理是文书工作的归结环节。 * * * * 文书工作的任务和内容 文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整而妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。 * * 文书工作的基本内容包括文书的撰制、传递、办理和处置、管理等，具体工作环节如下： 1．文书的撰制，包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印（签署）等。 2．文书的传递，包括接受登记、分发、分装、投递及其渠道的选择等环节。 3．文书的办理，包括拟办、批办、承办、注办等环节。 4．文书的处置，包括清退、暂存、销毁、整理归档等环节。 5．文书的管理，包括加工编辑、组织传阅、催办、查办、各个环节的登记以及对文书的日常管理、提供利用等环节。 * * （二）文书工作的机构设置 文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人，管理机构是各级党政机关办公厅（室），并设立文秘部门或者配备专职人员负责文书处理工作。文书工作担负的不是机关的某一项专业职能，而是综合职能，因此，文书部门是综合机构即秘书部门的一个组成部分。比较大的机关单位，一般设立文书工作的专门机构，如办公厅（室）下设秘书处（室）、信访处（室）、机要室（室）、打字室、收发室等。比较小的基层机关单位，不设专门文书工作部门，只设办公室、秘书室，由一二名专职或兼职人员负责文书工作。 * * （三）文书工作的特点 1．科学性 文书工作必须有严密和合理的组织形式，有严格明确的行文制度，有形成、处理、管理文件的前后衔接的工作程序，有用途各别的文种及其特定的体式与严谨的结构，有规范的语言要求等。 2．政治性 文书工作直接地忠实地为机关领导工作服务，为加强党的建设服务，为实现社会主义现代化服务。 3．机密性 在形成、处理和管理文件的过程中，要严格遵守保密制度，确保党和国家秘密的安全