公司档案管理制度完整版.docx

公司档案管理制度总则为了规范公司档案管理，保证公司档案的完整，便于查找利用、做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，全面提高档案管理水平，增强公司档案的实用性和有效性，为公司发展服务，特制定本制度。档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。3.本制度适用于公司及所属各部门档案管理。第二章、资料的收集、管理、归档一、资料的收集1.公司指定专人负责文件材料的管理。2.在档案资料归档期，档案资料的收集由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。二、资料的归档、管理1.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。2.公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。3.各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。4.档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。第三章、归档范围、要求一、归档范围1.公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。二、归档要求1.按照归档范围及时、完整、准确收集本公司工作中形成的各种文件材料。2.归档的文件其制作程序符合规范要求，制成材料具有耐久性。3.卷内文件材料排列有序，反映问题集中，保持文件间的有机联系。4.案卷标题简明确切，能充分提示卷内文件的主要内容。5.卷内页号、目录、备考表和案卷封皮各项内容填写清楚、正确、完整。6.卷内文件无金属物，破损的文件必须修复，案卷装订结实美观。7.档案分类、组卷科学，便于保管和利用。8.应编制好各类档案的检索工具、无积存、零散材料。第四章档案的日常管理一、借阅1.借阅1.1借阅手续 1.1.1各部门经办人员因需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面查阅单向档案员查阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。 1.1.2档案员接到借阅单，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。 1.1.3档案归还时，经档案员查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。 1.1.4借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 1.1.5借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经人力资源总监批准。 1.1.6借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。1.1.7公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批.二、销毁1.每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审批批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签字、监销人签字、销毁时间。2.销前，按照清册清点，销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。3.保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。三、移交1.需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审批批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签字、监交人签字、接收方签字、移交时间、移交原因。2.移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管四、保密1.档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2.档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。3.爱护档案到的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。五、保管制度1.各门类档案由档案管理人员统一档案室管理，配备档案员负责档案的保管工作。2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。3.档案员对室藏档案