[工程科技]湖南烟草_BPR项目_湖南烟草营销流程二.docVIP

五、营销流程规范和建议 本营销流程是在湖南省烟草公司现有流程基础之上，结合IT技术的最新发展，提出的建议。出发点是依托信息技术，最大程度实现信息的共享。 5．1卷烟采购流程 5．1．1基本流程 供应商管理 收集整理有关当前市场信息，了解市场上供应商的信息，如规模、实力、市场分额、产品品种、价格（进价和销售价）、付款条件、供货能力等等，从中筛选出候选的供应商以便进一步联系。如果该供应商已经实现网上信息发布或电子商务，则业务员根据系统储存的供应商主页地址登录到供应商的主页了解其最新信息。 询价和交易 有了候选的供应商后，业务员输入必要的信息如采购数量、品种、批次等，由系统自动生成询价单。业务员将询价单以传真或电子邮件形式发往供应商处以了解其供货意向，进行业务交易。 采购计划管理 将询价结果处理后可以由系统自动生成或手工录入生成采购计划。采购计划通过工作流方式传递到本级公司主管做初步审核，并汇总采购计划报上级公司平衡。然后根据上级公司确定的总量指标调整、确定采购计划。 4、签定合同 业务员根据批准的采购计划在每年两次的全国定货会或省内衔接会上和供应商签署合同或计划衔接书（为简便起见，本文以后把合同和计划衔接书统称为合同）。对省外购进业务来讲，由于运输中存在专卖检查问题，一般需要根据每批次的运输能力，签多张明确到品牌、数量、运输方式等信息的合同；对省内购进业务来讲，合同只规定了总量，需要供应商进一步分解。但省内外购进数量之和不能超过采购计划指标。这步工作在系统外执行。 合同管理 对省外购进业务，签完合同后，业务员将一张或多张合同直接输入到系统中；对省内购进业务，需要按供应商分解的计划安排表作为合同输入到系统中。然后由系统自动汇总所有合同的合计数，判断是否超过采购计划指标。如果超过系统给予提示或禁止进一步处理。在合同管理中，可以对合同进行更新、暂挂和终止等处理，如货物入库后系统自动根据验收入库单上的实收数（应收数-差异数）核减合同数量和金额。 生成采购订单 供应商发货前通知业务员发货计划，业务员如果同意执行，则在系统中根据合同自动生成采购订单。对于有些购进业务可以从手工输入采购订单开始采购流程处理。 订单审核确认 采购订单审核确认后，自动生成入库通知单和电子发票。其中，入库通知单和电子发票存储在中央数据库中，以便仓库调用入库通知单和财务部门调用电子发票。 匹配发票 业务员收到供应商转来的实物发票后，将该发票的票号补入到系统生成的电子发票有关字段中。 仓库验收入库 库管员根据供应商转来的随货同行联的合同号（或订单号）从系统中调入对应的入库通知单，审核无误后由系统根据入库通知单自动生成（也可以手工录入）验收入库单。如入库数量和随货同行联上的数量有差异，可由库管部门会同业务部门判明原因，如果是供应商的责任，则可以由验收入库单上“差异”字段反映出来，同时按实收数核减合同数量和金额，由供应商下次补发或做其它处理。如果是承运方的责任，则按零售价销售方式销售给对方，由对方承担损失，同时按应收数核减合同数量和金额。如果没有对应的入库通知单，库管员应向业务部门联系，明确这批货物处理意见。 9、财务做相应处理 财务部门可以在系统内根据合同号调出相应的验收入库单、电子发票，结合供应商的实物发票 进行财务处理。如根据电子发票票号字段判断是做正常财务处理（有票号信息）还是做暂估处理（无票号信息）。然后经过主管审批后向供应商付款。 以下是重新设计的卷烟采购基本流程。 5．1．2卷烟采购基本流程说明 实体描述 上级公司 指X公司的上一级公司，对县公司来说，省公司或分公司就是它的上级公司，对分公司来说，省公司就是它的上级公司。 业务部门 一般各公司的采购工作都由业务部门来完成，如； 在省公司，业务部门是指销售处，其采购工作由业务员负责。 在分公司，业务部门是指销售经理部，采购工作由销售经理部的业务员负责。 在县公司，业务部门是指县公司的业务股，采购工作由业务股的业务员负责。 供应商 这里的供应商是指某公司采购卷烟的对象，这里是指省外烟厂调拨站、省内烟厂调拨站或烟草公司。 仓库 是指X公司的仓库。 财务 是指X公司的财务部门。 处理描述 供应商管理 是营销系统的一个模块，管理着供应商的各种信息，如供应商的名称、地址或主页地址、联系方式、信誉和交易记录等信息，以便选择供应商进行交易。 询价 业务部门根据供应商管理模块提供的供应商信息进行询价。业务部门每年5、10月份走访省内外烟厂调拨站，进行业务洽谈，形成采购计划。 平衡 公司将采购计划汇总后报上级公司，上级公司综合平衡后下达计划指标（总量）给X公司。 调整采购计划 业务部门根据下半年、上半年的销售情况和上级公司批准的购进指标，调整生成新的采购计划，作为业务人员签定合同的依据。 签定合同