会议管理的策略.pptVIP

会议管理的策略 前言 会议的成功需要高明的策略 从会议的开始直至会议的结束，每一步都需要掌控得恰到好处，才能使会议达到高效 开场白 开场白的含义：正式会议前，主持人系统而简洁的概述，明确宗旨，时间约3—5分钟。 内容：会议的目的、时间安排、议事方式、纪律规则等。 开场白 程序： 概述会议进行程序 提供与会议讨论有关的资讯、议程规范 指定会议记录者 征求对会议议程设计的意见 发言时间的分配 常见的情况： 会议中主持人的说话最多 会议中领导或老板的说话最多 时间分配：80%在开会、15%众人沉 默、5%有人抢着发言 问题：是否合理与高效？ 发言时间的分配 主持人的时间分配依据： 负有行政责任 议题较熟 领导或老板的时间分配依据： （讨论） 发言时间的分配 建议： 主持人—20/80 领导或老板的时间分配管理 尽量安排每人的发言时间均等 互动的会议氛围 掌控议事的进度 主要有两种方式：语言与非语言方式。 语言方式：是指主持人用一些比较有技巧的话语 来控制会议的议事进度。 掌控方法： 事先约定时间 控制 转移对象或话题 会后与其一对一讨论 掌控议事的进度 非语言方式：通过眼神、手势等面部表 情告诉发言人说多了或者别说了，或者 是说得不够接着说等。 方法（讨论） 决策方式 彼德·德鲁克决议法 用足够多的时间检视困难所在，并使与会者达 成共识 列举或图示各提案并讨论 客观比较各提案的优劣，避免意气之争 估算各提案的获益率 评估有无收集更多资讯的需要 决策方式 彼德·德鲁克决议法 征求反对意见 以中立角度检视正反意见 寻求与会者对各提案的认同 对提案作适度的修正与妥协 确认议事结果 组成或指定议案的执行单位 群体决策 群体决策 权威决策 权威决策出现于最高领导者具有决策权和否决权，单方面做出决定时。 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 群体决策 权威决策 优点：决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权力界限明显的时候最有效。 缺点：虽然可迅速做出决策，但实际支持和执行建议也不易；当复杂性增高时，权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。 群体决策 少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。 适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。 注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。 群体决策 少数服从多数决策 优点：允许多数人对问题发表自己的意见。保证大多数人获胜。决议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。 缺点：在小集团内，投票一向促成人们分派。这种竞争会影响一项决议的质量和执行。 群体决策 共识决策 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。 群体决策 共识决策 注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。 优点：保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团队成员有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。 缺点：达成一致需要相对长的时间，并具挑战性。而且需要大量的沟通、耐心的聆听并理解他人观点；为确保所有团队成员有机会发表意见和分享其见解，必须进行有效的推动。 群体决策 无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。 当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应做出无异议决策。 注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能做出无异议决策。 群体决策 无异议决策 优点：确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它；意见不和和冲突最低。 缺点：因为没有哪两个人的思想完全合拍，达成无异议决策也许会花费很长的时间。无异议决策常常难以做出。 团队决策法 头脑风暴法 无拘无束提意见，求数量 将点子记在大家看得到的地方，供大家参考和启发 不分职务高低，平等议事 在意见汇集阶段不得评价和反驳 团队决策法 德尔菲法—专家群体决策法 特点:专家以匿名群众的身份参与问题的解决，靠专门的工作小组协调，通过信函交流，以避免面对面带来的消极影响。 团队决策法 德尔菲法—专家群体决策法 步骤：工作小组明确问题内容，设计一系列征询解决问题的调查表。 调查表给指定的专家，专家提出意见和建议，专家之间不交流，保密。 处理专家的意见，找出共同点和不同，做出统计分析表。 团队决策法 易地思考法 特点：团队离开原来的工作环境，摆脱上下级的界限和琐