07信息交流与内部沟通[青岛某电器公司质量环境管理程序文件].doc

青岛营上电器有限公司 质量/环境管理程序文件 编号：YSDQA0103 第 1 页 共 2 页 第0次修改 生效期：2006.10.07 主题：信息交流与内部沟通 1．目的： 保证质量/环境信息的及时传递与反馈，并对质量/环境工作出现的偏差进行及时纠正，保持质量/环境目标和指标的动态改进，确保质量/环境体系有效运行。 2．范围： 青岛营上电器有限公司 3．职责分工： 3.1办公室负责对外信息交流，包括质量/环保法律、法规的收集、外来信息的记录、传递和处理等。 3.2 办公室等相关部门负责质量/环境信息收集工作，将获得的与质量/环境相关的法律、法规及标准及时传递到相关部门处理。 程序说明： 4.1质量/环境信息管理内容： 4.1.1为便于信息的收集及处理，冷柜系统将质量/环境信息作如下划分 外部信息：a、质量/环境审核方面信息；b、其他外部质量/环境信息 信息 内部信息：a、文件及内审结果；b、异常质量/环境信息（包括A类、B类） 4.1.2其中内部异常质量/环境信息：A类质量/环境信息，质量/环境信息的发生需职能部门协调才能解决；B类质量/环境信息，质量/环境信息的发生本部门可自行解决。 4.2质量/环境信息管理内容： 4.2.1青岛营上电器有限公司外部信息交流： 办公室负责对国际、国家、行业及地方质量/环境法律、法规规定及其他要求的收集,将收集到的质量/环境信息整理、汇总、编号存档，并可根据实际情况以“质量/环境信息单”方式对有关责任部门、责任人传达会签； 4.2.2各部门对于收到的来自于社会顾客及周围影响地区的来信、来函、来访，必须立即转办公室处理，由办公室记入登记台帐，记录相关内容，对需要反馈的信息以环境信息单的方式下达，并将处理结果对外部进行反馈同时记录最终处理结果。 制定人： 审核人： 批准人： 青岛营上电器有限公司 质量/环境管理程序文件 编号：YSDQA0103 第 2 页 共 2 页 第0次修改 生效期：2006.10.07 4.2.3 办公室每年年底进行质量/环境工作总结，经质量/环境管理者代表审核同意后，保存相关记录。 4.2.4办公室负责对有关质量/环境审核方面的信息进行收集，并保持与审核中心的联系以便及时得到最新的质量/环境审核方面的信息。 4.2.5青岛营上电器有限公司系统内部信息交流： 4.2.5.1青岛营上电器有限公司质量/环境目标、指标传达及每次修订、更改，由办公室负责以“质量/环境信息单”方式进行，并复审传达情况，确保传达到位。系统内质量/环境管理体系审核及管理评审结果，分别由办公室负责对相关部门及责任人传达。 4.2.5.2青岛营上电器有限公司最高管理者，每月通过中层会，与各级管理人员对质量/环境信息进行沟通，交流。 4.2.5.3青岛营上电器有限公司各级管理者，通过早会、日清会、通报、通知等形式与各级管理人员、操作人员对质量/环境信息进行沟通，交流。 4.2.6各级管理人员及操作者对工作中出现异常质量/环境问题，通过“质量/环境信息反馈单”形式报各部门负责人审核处理；各部门负责人根据质量/环境信息内容，划分A、B类，并保存，B类信息反馈单由反馈部门处理及存档，A类信息反馈单必须报综合办。 4.2.7综合办对接收到的A类信息反馈单登记入台帐，并转责任部门负责人评定认可处理效果后，交反馈单位评定后由责任部门将反馈单返回综合办评定。 附录： 5.1质量/环境信息单YSDQA0103F01 5.2质量/环境信息反馈单YSDQA0103F02 5.3质量/环境信息反馈台帐YSDQA0103F03 质量/环境信息单 编号：YSDQA0103F01 替代版本：0 生效期：2006.10.07 接收日期 年 月 日 信息来源 信 息 内 容 应传达部 门及范围 信 息 传 达 记 录 登记号： 信息等级： 质量/环境信息反馈单 编号：YSDQA0103F02 替代版本：0 生效期：2006.10.07 信 息 内 容 信息提出单位 信息发出时间 批示人 批转处理单位 急缓程度 要求解决时间 处理信息 工作内容 完成时间 处理人 处理单位负责人 反馈单位负责人 综合办负责人 卡片返回日期： 接收人： 归档日期：  质量/环境信息反馈台帐 编号：YSDQA0103F03 替代版