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会议管理 调查一：联想 听到会议管理 你想学到什么？你联想到什么？ Page ? * ?“机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对一个人而言，无论做任何事，如果事前没有做好充分的准备，那么等待他的必然是一个注定的失败。对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了！一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工作看似多余，实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。 调查二：分享 Page ? * 分享： 你印象中 比较深刻的会议？ Page ? * 课程目的 开会到底重不重要 失败的会议会带来哪些恶果。 哪些因素影响会议 为什么会产生无效会议。 高效会议的效果 个人如何在会议表现、发言。 Page ? * 会议，会议，还是会议 组织会议的基本要求 影响会议的原因，会议可能产生的利弊 如何组织高效会议，在会议中如何承担角色 目录 从组织形式上分类 Page ? * 面对面的会议 简短非正式的资料收集会议 脑力风暴会议 问题解决和收集会议 普通正常会议 正式会议 演讲呈献 公开会议 Page ? * 会议的产生 沟通 会议 论坛 议题 重要性 话题 影响力 知名的会议 Page ? * 沟通会 茶话会 党代会 二会：全国人民代表大会、中国人民政治协商会议 遵义会议会——毛泽东 六方会谈 联大——联合国大会议 哥根哈根气候大会 三亚论坛 广交会 Page ? * 解决问题 寻找方法 增加了解 互动沟通 洽谈合作 组织活动 职场会议：形式与种类 Page ? * 定义 功能 要求 会议定义 会议是由一些相关的，经选择的人员参加，他们需贡献自己的才智，讨论与他们的兴趣和工作相关的问题，并形成一定的决定。 ?提供信息 ?收集信息 ?解决问题 ?宣传政策 ?培育训练 判断：开会 要让别人参与决策以集思广益 如果 给小组委派任务 有些特定的事情需要当众表扬或批评 必须把信息同时传达给很多人 听取部门汇报工作 Page ? * 会议室的布置 如何布置会场 音响设备 桌位名牌 文件准备 桌位排列 花草气味 饮品习惯 Page ? * 主持人的四个准备 四个准备 1、设定沟通的目标 2、制定行动计划 3、预测可能的争执 4、进行SWOT分析 Swot:刻苦的人，努力工作的人 SWOT分析 Page ? * Strength 优势 Opportunity 机会 Weakness 劣势 Threat 威胁 自 身 环境 会议主席的角色 批评教育 解决问题 提供信息 宣传政策 收集信息 会议主席的素质及要求 Page ? * 思考清晰敏锐 善于言辞表达，沟通的技巧 良好的分析能力 对事、不对人的态度 公正，营造轻松的氛围 不挑刺、不反问、多引导 能灵活地应付“挑刺”人物 避免一言堂，垄断 具有幽默感 Page ? * 时间观念 个人角色 责任感 避免情绪的变化 保持积极的心态 先听，仔细听 学会倾听 听完进行思考 了解全部 少打断别人 心到，眼到，手到 虚心接受 记录 倾听要点 参与心态 参与心态 倾听要点 个人在会议中的角色 如何回答 如何提问 结束要点 个人责任 如何表现 个人在会议中的角色 Page ? * 不要随便提问 避免走题 避免指责口气 避免反问句 建设性发言 少给判断题 少出现否定词 语气语调 听别人讲完再说 讲别人听的懂的话 优秀的表达能力 言简意赅 要发言，多发言 避免弱智性的提问 领导者的回答 其它成员的回答 发者的回答 不要反问回去 陈述式语气 不要不懂装懂 虚心请教 语气语调 感谢 避免否定词的出现 选择性语句 思考清楚再回答 倾听要点 参与心态 如何提问 如何回答 如何回答 如何提问 结束要点 个人责任 如何表现 个人在会议中的角色 Page ? * 积极发言 是支持者 拍马屁？ 人才的产生 任务的接收 任务的时限 任务的执行方式 避免流产 确认，反复确认 倾听要点 参与心态 如何表现 个人责任 如何回答 如何提问 结束要点 个人责任 如何表现 个人在会议中的角色 Page ? * Page ? * 确认工作内容 签字（画押） 明确自己的任务 倾听要点 参与心态 结束要点 如何回答 如何提问 结束要点 个人责任 如何表现 Page ? * 有效会议如何实施 群众基础，同理性，认同感 中坚力量 领导方向 价值观 目标能被实现 把握方向，能及时走题拉回来，讲究效率 骨干力量的支持，避免过多分歧，预测。 共同的文化，共同的目标，共同的话题，共同的价值观 Page ? * 练习题：3min 描述 接公司总部要求，讨论研究给予交通津贴补助，需要开会研究，要求各部门，各级别都有代