行政后勤作业指导方案.doc

第二部分 员工岗位说明书 一、行政后勤岗位 岗位名称 行政后勤 所属中心 综合部 岗位定员数 1人 岗位编号 薪酬等级 E级 直接上级 行政总监 直接下级 无 工作目标 和职能 1. 负责公司行政后勤保障管理基础性工作。 2. 协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。 主要工作 内容和职责 把控公司的办公用品投入，通过以需申购、调配利用闲置用品、可再利用等措施节约后勤费用开支。 公司固定资产和低值易耗品包括申购、发放、出入库登记、盘点等日常管理工作。并进行领用管控，做好办公用品领用登记，并把公司备用办公用品进行分类保管，易于查找领用，保障各部门工作正常运行。 公司文件资料、合同的分类统计保管工作，档案查阅与借阅登记工作，以及重要档案的保密管理工作。确保档案资料分类明细易于查找，借阅登记完整。 制定公司办公环境考核标准，按照公司文明办公管理规范要求，每周至少检查一次并对各部门卫生情况进行打分，对卫生工作做的差的部门责任人进行罚款。 公司业务招待费用的统计工作，按时办理费用结算，并与签订协议的酒店建立了良好的合作关系，为公司业务招待、住宿提供了便利和保障。 公司员工福利的统计与发放工作，包括生日礼金、电话卡的购买，并及时发放。 各部门新装电话、宽带、套餐变更处理等工作。并负责电话、宽带费用的缴纳，保障公司各部门通讯设备正常运行。 宿舍管理，对新进人员的宿舍安排及在住人员的宿舍合理调配。 岗位权力 工作职责内的工作范畴。 任职资格 学历要求 专科及以上学历； 工作经验 1年以上房地产企业工作经验，熟悉房地产行政事务； 专业背景 行政管理或其他相关专业； 综合素质 忠于公司、为人正直、善于沟通和决断、为人正派、办事公正。 英文水平 一般； 计算机水平 能熟练操作电脑及办公软件，例如word、excel等； 工作协作 关系 内部关系 公司各单位（部门）； 外部关系 相关企业； 工作环境 工作地点 办公室、外勤、现场； 工作时间 标准工作时间。 第三部分 工作作业指导书 一、每天工作 行政后勤 1、例行工作：每周至少检查一次并对各部门卫生情况进行打分，对卫生工作做的差的部门责任人进行罚款。 2、例行工作：办公费用的计划、办公用品的申购、管理和发放工作；如有需要，协助采购。 3、例行工作：员工生日福利、节日福利的统计、申请、发放、结算及报销。 4、例行工作：每月25日前统计公司员工电话费补助明细表及电话充值卡的购买和发放。 5、例行工作：公司各类文件和资料的归档、分类、整理、管理。 6、例行工作：固定资产及低值易耗品的管理。 7、例行工作：为员工办理离职交接手续，离职人员在办理离职时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还，有缺失的应照价赔偿。 8、例行工作：每月22日-24按时为公司缴纳座机及手机的费用，并随时办理相关通讯业务。 9、例行工作：公司公务招待（就餐、住宿）的安排以及招待费用的统计、结算及报销。 10、例行工作：公司内部餐厅食材及消耗品费用的审批、结算及报销。 11、例行工作：日常后勤服务，办公设施有损坏需维护，负责及时联系相关部门解决问题。 12、例行工作：负责公司员工宿舍设备设施及就宿人员的管理； 13、随机性工作：安排花卉公司对公司所有花卉、盆栽的维护、保养及更换。 14、随机性工作：领导安排的其他临时性工作。 二、工作作业指导 （一）办公用品的申购、入库及发放管理工作作业指导 适用职位：行政后勤 作业标准 ： 1、科学管理，合理购置及正确使用固定资产及办公用品。 2、办公物品出入库登记，盘存，帐物相符。 3、办公用品品种齐全、库存合理、开支适当。 4、控制采购成本，节约经费开支。 程序 1、办公用品的分类： 1.1、常用消耗品：签字笔、圆珠笔、中性笔、铅笔、修正夜、固体胶、液体胶、笔记 本、透明胶带、双面胶、回形针、大头针、图钉、复写纸、标签、告示贴、便签纸、橡皮、长尾夹、单片夹、文件套、拉链袋等。 1.2、控制品：文件夹、档案盒、文件盒、文件架、三层文件盘、笔筒、剪刀、卷 笔刀、直尺、三角尺、压杆夹、打孔器、计算器、订书机、记号笔、美工刀、刀片、票夹、起钉机、印台（油）、打印纸等。 1.3、特批品：量具、印刷品（各类宣传单、各类表格、文件头等），刻录盘、U盘、电脑消耗品（鼠标、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓、色带）、办公设备、办公家具等。 1.4、固定资产：桌椅、公文柜、电脑、饮水机、打印机、复印机等。 2、申购计划与审批流程： 2.1、办公用品申购计划在每月25~30日间，根据实际需要及库存量情况以及消耗水平，将所需办公用品的种类、规格、数量统计、汇总，并打印物品购买申请单计划签呈。（附件物