034-会议管理制度.doc

XX 国际集团股份有限公司 XX International Group Limited 会议管理制度 文件编号 〔2013〕034号 页次 第1页共3页 拟定日期 生效日期 文 件 修 订 记 录 版本 更改内容 更改日期 更改人 A/0 最新制定 会 签 记 录 XX部 XX XX XX部 XX部 XXX部 XXX部 XX部 XX中心 XX中心 XX办 批准： 审核： 编制： XX 际集团股份有限公司 XX International Group Limited 会议管理制度 文件编号 〔2013〕034号 页次 第2页共3页 拟定日期 生效日期 目的： 为规范企业会议管理，提高会议质量，特制定本制度。 适用范围： 本制度适用于各事业部 权责单位： 3.1人事行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。 3.2会议提似人或主办职能部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。 四、会议类别： 4.1早会： 4.1.1时间：周一早上7:45分，周二至周六早上7:55分。 4.1.2会议主持人：部门主管、经理轮流主持（详见早会轮值通知）。 4.1.3参加人员：周一：海威公司全体员工；周二至周六：办公室人员。 4.2每周例会： 4.2.1时间：周一晚上18:00点整。 4.2.2会议主持人：副总经理。 4.2.3参加人员：各部门负责人。 4.3其他会议： 4.3.1时间：根据会议需要再定。 4.3.2会议主持人：组织会议的部门负责人。 4.3.3参加人员：由会议组织部门自行通知。 五、会议秩序和纪律： 5.1严格遵守开会时间，不得无故迟到、早退或缺席，特殊情况，需由会议主持人批准，否则乐捐20元/次。 5.2会议期间手机应调至静音状态，特别事情到会议室外接听，否则乐捐20元/次。 5.3会议发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题，会议主持人有权提醒发言人，其他人员无权打断发言人讲话。 5.4凡是违反会议秩序者，会议主持人有权给予通报批评。 5.5会议应按规定时间准时召开，如因特殊情况需更改会议时间的，会议主持人应提前通知参会人员。组织会议的部门会议前应准备好会议议程及相关内容，并负责维护会议纪律。 5.6会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。 5.7会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。 六、会议记录： 6.1周例会由人事行政经理负责对会议内容做真实全面客观的记录。其他会议的会议记录由组织部 XX国际集团股份有限公司 XX International Group Limited 会议管理制度 文件编号 〔2013〕034号 页次 第3页共3页 拟定日期 生效日期 门负责人指定人员记录（公司例行的早会除外，不做会议记录）。 6.2会议记录应遵守的规定： 6.2.1做好会议的原始记录，会后需要整理《会议纪要》并发给参会人员。 6.2.2对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。 七、会议室管理： 会议室由人事行政部负责管理。在每次会议召开前后视情况进行卫生打扫，并做好日常保洁工作。会议室相关设备的管理、使用和维护由IT主管负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。 八、相关文件： 《早会轮值通知》 九、相关表格： 《会议签到表》 《会议记录表》