BGB-002项目经理部公文管理办法.docVIP

公文收发制度 1 为切实做好项目部公文处理工作，提高公文质量和办文效率，促进项目部公文管理的规范化、制度化,根据公司《党政公文处理办法》和《关于在即时通系统强推电子公文处理的通知》（五司办【2007】65号），特制定本制度。 2 项目经理部党政公文是项目经理部在生产经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家以及公司的方针、政策，以及地方政府的法规、指令、命令，发布项目经理部规章制度，向上级报告情况、请示问题，对内布置工作，对外接洽事务的重要工具。 3 收文处理 收文处理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等环节。各环节处理的具体规范及标准参见公司《党政公文处理办法》。 3.1 公文由办公室人员统一签收、拆封、登记（附：收文登记簿格式）。并在公文上粘贴收文处理签并填注有关内容（附：收文处理签格式）。 3.2 公文由办公室负责人拟办后送领导批示确定主办部门，再由办公室交有关部门办理并办理签收。办公室亦可根据实际情况直接转交有关部门办理，并办理签收。 3.3 送领导批示或者转交有关部门办理的公文，办公室人员要根据公文的紧急、重要程度负责进行跟踪，及时催办、查办。 3.4 主办部门收到公文后要确定专人承办，做好运转和衔接工作，不得延误、推诿。对不属于自己业务范围，或者不适宜由本部门主办的，应当迅速退回办公室并说明理由。 3.5 公文办理中凡涉及其他部门的问题，主办部门应主动与有关部门协商。若不能协商一致，主办部门应报请单位领导决定。 3.6 传递秘密公文，必须采取相应的保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采取加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。 3.7 公文办理完结后，主办部门应及时将公文退回办公室归档，便于查阅。 4 发文处理 发文处理一般包括拟稿、会签、审核、签发、编号、复核、缮印、校对、用印、封发、送达等环节。各环节处理的具体规范及标准参见公司《党政公文处理办法》。 4.1 拟稿人须按工作要求及规范格式完成拟稿，并在文稿上粘贴发文稿纸并填注有关内容（附：发文稿纸格式）。 4.2 拟稿部门负责人负责公文拟稿的核阅、修改并签认，同时确定是否需要会签及会签部门。 4.3 拟稿部门完成发文审稿及会签后，再交办公室核稿并送项目部负责人签发。经领导人签发的文稿，不得擅自改动；如须改动，应报签发人同意。 4.4 公文签发后交由办公室登记编号并复核签发手续是否齐备、附件材料是否齐全、格式是否规范等。 4.5 公文正式印制前，拟稿部门必须认真校对并签认。 4.6 正式公文由办公室统一用印，由拟稿部门负责封发送达。受控文件要加盖“受控”印章。封发前要对文件进行检查，防止差错。急件、密件要在信封上加盖急、密戳记。限时送达的文件要在信封上注明。送达时，视必要性取得收文方的回执或签认。 4.7 公文办理完毕后，办公室及时将公文定稿、正本和附件等有关材料整理立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。 5 电子公文处理 5.1 办公室人员负责从公司“即时通”办公系统“发文管理”栏签收公司下达文件，从“收文管理”栏接收公司的意见批示，再以纸质方式作收文处理。 5.2 办公室负责从公司“即时通”办公系统“信息发布”栏下载公司和公司部门的普发文件，再以纸质方式作收文处理。 5.3 电子公文处理的具体操作参见“即时通”系统《文档管理系统（升级版）使用说明》。 6 公文保管、移交 6.1 经过收发文处理程序形成的公文由办公室统一保管。公文应有专门的文件柜存放，防止损坏丢失。 6.2 项目部机构撤销后，按相关规定将归档公文移交有关单位或部门。 7 附件 收文登记表、发文登记表、发文稿纸、收文稿纸格式 发文登记表 序号 发文时间 发往单位 文件名称 发文编号 承办人 备注 收文登记表 序号 收文时间 来文单位 文件名称 份数 接收人 备注 发文稿纸 中铁二局第五工程有限公司××发文（ ）稿纸 [ ]