行政文件管理程序.docVIP

目 录 目的 适应范围 职责 管理程序 格式 1. 目的 为加强企业内部管理，提高公司综合管理水平，进一步规范公司行政文件的管理，特制定本程序。 适应范围 用于公布公司重要方针政策和重大决定,传达上级指示精神,向上级机关请求工作,公司人事任免,职工奖惩。 3. 职责 公司总经理或分管经理负责行政文件的签发； 综合办公室负责文件核稿、编号； 各职能部室负责行政文件的起草、校对； 文件中心负责行政文件的印刷； 综合办公室负责行政文件的发放与存档。 4. 管理程序 4.1 发文部门起草文件，其中拟稿人及部门主管栏中要注明姓名和日期，并在文头纸相关栏目中注明发文单位。 4.2 需要其他部门会签的文稿，由拟稿部门组织会签。 4.3 会签完毕的文件交综合办公室秘书核稿。 4.4 已核稿的文件，综合办公室秘书报主管领导审阅签发。 4.5 综合办公文书对文件进行编号、登记，确定份数，送打字员打印。 4.6 打印出文件草样后，打字员通知拟稿人校对。 4.7 校对无误的文稿交综合办公室，由打字员负责交文件中心印刷、装订。 4.8 打字员将装订好的文件交综合办文书处，由文书进行下发，并将底稿及一份正式文件存档。 5. 格式 发文字号 1.1 公司发文代字号 “鲁电核深” 公司各单位发文代字号 施工经理部： 施 QA部: QA QC部: QC 综合办公室： 综、保卫、卫 计 划 部： 计 安 全 部： 安 培 训 部： 培 文 件 中心： 文 劳资财务部： 劳、人、社保、财 合同管理部： 合 供 应 部： 供、机 后 勤 部： 总 焊接工程处： 焊 维修经理部： 维修 5.1.3 年号一律用公元纪年全称，括号方括号内。 5.1.4 序号采用阿拉伯数字，从自然数1开始，不应使用“第”或在自然数前加“0”、“00”等。 5.1.5 联合行文原则上只编主办单位发文字号。 5.2 编号规则 公司字号+部门字号+年号+流水号 例如:综合办公室98年行政管理10号文 鲁电核深综[1998]10号 5.3 纸张规格 5.3.1 B5纸 5.3.2 应用软件 在中文版WINDOW95下使用中文WORD7.0软件进行打印排版。 5.4 字体和行间距 5.4.1 文件使用套红小于22mm×12mm的宋体字。 5.4.2 大标题用小2号宋体字。 5.4.3 二级标题用三号黑体。 5.4.4 正文用3号仿宋体，每页20行，每行24字。 5.4.5 行间距为1.5倍行距。 5.4.6 主题词用3号黑体字。 5.4.7 主题词内容用3号仿宋体。 5.4.8 抄报、抄送用4号仿宋体。 5.4.9 正式公文中上级批语、按语，用3号楷体字；同级发文导语，用3号仿宋体。 5.5 段落 正常段落 5.6 上行文格式 5.6.1 上行文标注签发人。 签发人签字在文头之下，红线之上，发文字号的右侧。 5.7 下行和平行文格式 公司正常用的红头文件，见附件。 5.8 行文格式 主送单位写在标题之下,正文之前，顶格加冒号。 5.9 密级 5.9.1 密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 5.9.2 密级标注在公文首页的左上方。 5.9.3 密级标注用三号黑体字。 5.10 保密时限 5.10.1 一般分为一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。 5.10.2 期限不作标注可按二十年认定。 5.11 平急 5.11.1 一般可分为“平件”、“平急”和“特急”。 5.11.2 平件一般不加标注。 5.11.3 平急标注在公文左上首，密级后空一格，前加★号。 5.12 附件 5.12.1 附件在正文之下空一行,按顺序注明附件名称。 5.12.2 附件标注应在印鉴之前，正文之后。 5.12.3 公文附件与正文具有同等效力。 5.12.4“附件”印刷一般用3号黑体字。 5.13 落款与鉴印 5.13.1 印章加盖在正文右下方、发文时间中间的上方，上沿不压正文，底边在发文时间之下，不落款。 5.13.2 几个单位联合行文，主办单位应排列在前，印章与行文中顺序吻合，最后一印章骑盖发文时间。 5.14 制发、印发、生效时间 5.14.1 制发时间指领导签发时间，公文落款时间以签发时间为准。 5.14.2 印发时间指文稿签发后到送印的运转时间，一般略晚于签发时间。 5.14.3 公文生效时间以签发时间为准。  内部管理程序 SEPC/LA/IMP/A002，版次：B 第