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档案管理.doc
中华人民共和国档案法的作用
为了加强对档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,为社会主义现代化建设服务,制定本法。档案中介机构是一种社会服务性机构,是由档案行政部门和工商主管部门审批,自收自支,独立核算,是独立的法人组织,直接为机关、企业和个人代办档案事务的社会服务机构。1)、服务功能。以完成用户委托的具体业务为主,主要包括:(1)传授档案专业知识和技能的业务培训;(2)承接委托档案的整理服务;(3)在档案或技术转让过程中的技术中介服务,受委托代查代保管代寄存档案服务;(4)现代化技术的设计推广就用服务(如计算机辅助档案管理系统)。
2)、咨询功能。咨询服务有口头咨询和书面咨询为主。咨询服务主要由五方面组成:(1)技术咨询,以档案业务部门在档案管理活动中的技术问题为咨询的主要内容;(2)管理咨询,以档案管理业务为咨询的主要内容;(3)专业咨询,以提供种类专业知识为主要咨询内容;(4)研究咨询,以提供政策性研究报告为主;(5)设计咨询,以提供国内外档案理论研究成果与档案工作的动态以及各项档案科研成果为主要内容。在以上各种咨询活动中要告知解决问题的具体途径和方法,提出指导性意见和具体方案。
3)、法定功能。档案中介机构的法定功能,就是开展档案鉴定、评估业务。国有企业,档案作为一种财产,列入国有资产管理之中,档案的评估业务也随之产生。
科技档案管理学的基本研究对象是科技档案和科技档案工作。
科技档案管理学的研究任务是研究科技档案的本质、形成过程及其规律、种类、构成、特点、功能和作用以及科技档案的实体管理和开发利用等;研究科技档案工作的基本原则和性质;研究档案事业组织和管理。
科技档案的研究方法:以生产活动和生产力发展状况为出发点,以现代科技知识为基础。
二、科技文件材料和科技档案的概述、功能、特点
(一)科技文件材料概述和类型
科技文件材料:记录和反映生产、科研、纪检、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。
类型:(1)图样科技文件材料
(2)文字科技文件材料
(3)其他形式的科技文件材料
(二)科技档案的概述
企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件。
(三)、科技档案的功能
1、科技档案的知识储备和依据凭证功能。
2、科技档案情报功能。
3、科技档案的促进生产力发展和提高经济效益的功能。
(四)、科技档案的特点
专业性、种类和类型的多样性、成套性、现实性等特点。
三、科技文件材料的形成、积累
(一)、科技文件材料的形成。
科技文件形成工作,就是伴随着企事业单位管理活动的进行,按照一定的原则、要求与方法,有秩序地、有规律地编制和逐步形成文件的工作。
(二)、科技文件材料的积累
指按照一定的要求和方式,将文件材料及时集中的妥善保管起来。
积累工作的基本要求:一是明确职责。二是明确范围,三是确保积累质量,四是完善积累条件。
科技文件形成积累的方法和措施
1、以科技、生产程序和有关标准、规范为依据;
2、根据产品开发的类型和建筑工程的性质;
3、抓住薄弱环节和难于形成的科技文件材料;
4、做好三纳入、四参加、四同步,使科技文件材料形成积累制度化。
四、科技文件材料鉴别、整理、归档
(一)科技文件的鉴别.
文件材料鉴别工作的主要内容包括:归档文件完整性的鉴别、归档文件准确性的鉴别、文件属性的鉴别、文件保存价值和保管期限的鉴别以及归档文件密级的鉴别。
(二)、科技文件材料的整理
1 、组卷原则
遵循科技文件材料的形成规律,保持科技文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用(成套性)。
2、组卷的要求
(1)案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。
(2)文件材料要真实、齐全完整、益于长期保存。
(3)案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久要求.不能有热敏纸,不能用铅笔、圆珠笔等。
3 、 组卷方法
(1)直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所在针对的项目里组卷。
(2)产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其部件、结构、阶段等分别组卷。
(3)引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
(4)一个单位保存一套相关的通用图、标准图,并单独组卷;采用了这些通用图、标准图的项目,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。
组卷方法
(5)底图以张为单位单独保存和管理。
(6)产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。
(7)设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。
4、卷内科技文件
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