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论办公自动化在现代秘书工作中的地位 2007年(第36卷)第4期管理科学 (广东松山职业技术学院,广东松山512126) 摘要:办公自动化在现代秘书工作中的广泛应用,使现代秘 书工作的方式发生了前所未有的变化.本文以办公自动化的发展 为切入点,着重从四个方面对办公自动化在现代秘书工作中的地 位进行简单的分析和讨论,力求对办公自动化在现代秘书工作中 的地位有一个清醒的认识. 关键词:办公自动化发展现代秘书工作地位 办公自动化是现代科学技术发展的成果之一,它的出现对于 现代秘书工作来说是一大惊喜.办公自动化(O伍ceAutomation,简 称OA),是指把先进的科学技术应用到各种办公活动中,不断地 使人们的一部分办公业务物化于人以外的各种设备中并由这些 设备与办公室工作人员构成服务于管理目标的人——机信息系 统.它是20世纪70年代中期在一些发达国家发展起来的-Jl综 合性科学技术.其目的是尽可能充分利用信息资源,提高生产效 率,工作效率与质量,辅助决策,获取更好的经济效益,以达到既 定的管理目标. 办公自动化作为现代秘书工作的组成部分,它的价值正随着 时代的发展在不断上升,而它在现代秘书工作中的地位也越来越 重要.它不但是现代秘书工作的辅助工具,而且还是辅助领导决 策的信息数据库,对外联系的窗口和对内信息沟通的纽带. 1办公自动化是秘书完成各项工作的辅助工具 秘书工作概括来讲就是三办,即办文,办会,办事三方面的 内容.以往单纯依靠手工操作会耗费秘书大量的时间和精力.现 在利用办公自动化这一辅助工具,不但可以提高秘书的工作效 率,保证工作质量,而且还可以促进各项工作的规范化,制度化和 科学化. 1.1在办文方面的作用 办文是秘书的基础性工作,利用各种办公软件,如公文模板 软件,可以为秘书办文提供许多方便.譬如秘书要起草一份公文, 只要启动计算机中的公文模板软件,从中选取合适的行文关系模 板,然后输入公文的相关要素,如发文字号等,再根据需要输入正 文部分,那么一份标准的公文很快就出来了.这样一来既节省了 时间,又保证了公文格式的规范性,为秘书减少大量繁杂的事务. 1.2在办会方面的作用 办公自动化系统可以帮助秘书办好各种会务工作.如利用办 公软件MicrosoftOutlook,秘书可以利用日历来安排会议日程, 制定约会等.利用联系人可以建立与会者标签.当秘书需要了 解与会者的基本情况或需要通知与会者参加会议时,只要启动 MicrosoftOudook,找到联系人中符合参会条件的与会者,便可 利用这个软件把会议通知以电子邮件或传真方式直接发送给他. 这样既减少了因会议,寄信所花费的时间,也提高了工作效率. 1.3在办事方面的作用 秘书的日常事务繁多,利用办公自动化可以减轻秘书日常事 务的压力.例如利用装有应答系统的多功能电话机,它可以在秘 书不在时,自动接听电话,并能录下对方的电话内容,还可以向对 方提出简单的问题,然后记录下对方的回答内容.而接收到的电 话内容可以由录音机录下写在留言纸上,等秘书回来之后再作处 理,这样就避免了秘书因整日忙于接听电话而无暇顾及其他工作 的局面., 2办公自动化是秘书辅助领导决策的信息数据库 领导在做出每项重大决策之前需要获取大量的,有用的信 息,秘书利用办公自动化可以快速地,准确地,有效地获取大量信 息,为领导提供决策支持. 2.1对信息收集工作的作用 传统的信息收集工作费时费力,收集的信息少而不全,这势 必影响领导的决策.然而,现在利用现代办公自动化系统,秘书可 以轻易地获取所需各种信息,特别是互联网技术的广泛应用,为 秘书信息收集提供了一个更加快捷,有效的渠道和广阔的空间. 秘书只要打开联网的计算机,在搜索引擎里输入自己所需信息的 相关词语,那么与之相关的信息便会被罗列出来.秘书只需选取 合适的信息,将其存贮在计算机中便可供日后需要利用. 2.2对信息处理工作的作用 秘书利用手工对收集回来的信息进行加工处理时非常繁琐, 耗时费力,效率极低,并且有可能当秘书将信息材料送到领导手 上时信息早已过时.而如今有了计算机,秘书可以把平时存贮在 计算机内的信息进行随时的更新,增删,修改,当领导需要时,只 要从计算机中把信息提取出来便可提供给领导利用.这不但能够 及时给领导提供借鉴材料,而且保证了所提供信息的有效性,从 而更好地辅助领导决策. 3办公自动化是秘书对外联系的一个窗口 办公自动化在现代秘书工作中充当着窗口的角色,秘书办 公自动化程度的高低反映出秘书工作效率与质量的高低.通过办 公自动化秘书不仅能够及时了解外部环境的变化而且有利于外 界了解自身工作,拓宽对外联系面. 3.1能够及时了解外部环境的变化 秘书通过互联网可以不受时间和空间的限制去浏览各地网 站,了解行内,行外的相关信息或变化情况.如秘书