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船检空白证书专用纸管理规定 1 目的 确保船检空白证书专用纸(以下简称证书纸)的订购、保管和使用符合规定要求，保证证书纸能满足船检制证的需求。 适用范围 适用于船检机构的船检空白证书专用纸管理。 职责 3.1分局主管领导负责批准证书纸的订购计划、出库及作废证书纸的销毁。 3.2分局办公室负责全局证书纸的保管、出库及作废证书纸的销毁。 3.3分局船舶检验处协助局办公室拟定全局证书纸的订购计划、收集作废证书纸。 3.4分局船舶检验处、检验所负责拟定本单位证书纸的需求计划，负责本部门证书纸的使用记录及作废证书纸的收集。 3.5证书制作人负责证书纸的使用和登记。 3.6 省局船舶检验处负责证书纸的订购、出库，以及本部门证书纸的使用记录及作废证书纸的收集。 3.7省局办公室负责省局船舶检验处使用证书纸的保管。 4 工作程序 4.1各分局船检证书专用纸的管理工作流程见《船检证书专用纸管理工作流程图》。 4.2 空白证书专用纸的订购 4.2.1每两年由省局下发《船检证书专用纸和证书专用夹订购数量》表，收集各分局船检证书专用纸和证书专用夹订购数量，统一由省局订购。 4.2.2各机构的证书保管人每年应检查核对船舶检验证书专用纸的使用情况，统计本单位的使用量及库存情况。 4.3 空白证书专用纸的保管 4.3.1空白证书专用纸应由各机构办公室负责保管。办公室应指派专人负责空白证书专用纸的保管工作。 4.3.2空白证书专用纸应有专门的地方保管，防止被盗、遗失、污损。证书保管人应按规定负责空白证书专用纸的入库、保存、发放、报废管理和造册登记工作。更换证书保管人时应办理交接手续。 4.3.3各机构在调入空白船舶检验证书专用纸时，应在《证书纸入库登记表》中登记。 4.3.4空白证书专用纸的出库需由单位主管负责人或其书面授权人（授权书由证书保管人保管）批准，并应在《证书纸出库/领用登记表》中登记。 4.3.5各证书纸使用人根据工作的实际需要，向办公室申领证书纸。证书纸使用人应对领取的证书专用纸负责保管。领用时，须在“船舶检验发证管理系统”的辅助功能上的证书纸使用情况功能中检索出自己倒数第二次领取证书纸时间到此次领取证书纸时间范围内所有状态的使用情况。并打印一份《有效证书纸使用登记表》表交局证书纸保管员，同时，打印《作废证书纸使用登记表》一式两份，并附作废证书纸交局证书纸保管员，其中一份《作废证书纸使用登记表》交收件人签名后，自己领回保管。《有效证书纸使用登记表》须保存2年。 4.4空白证书专用纸的使用 4.4.1每艘船舶或船用产品类的证书打印完毕后，证书制作人应将证书纸使用情况在“船舶检验发证管理系统”的“正本打印”流程中记录证书纸使用情况。 4.4.2证书纸用作其它用途时（如签发产品装船认可的证书等），须在“船舶检验发证管理系统”的辅助功能中“证书纸使用管理”模块中记录。 4.4.3在证书打印过程中作废的船舶检验证书专用纸，证书制作人应在该证书上签字确认。已签发的船检证书纸收回时不作为作废证书纸管理，自行销毁。 4.4.4在使用过程中，若发现证书专用纸缺码、跳码、重码或无码等情况时，应及时向部门负责人反映，并将情况记录在相关表格的“备注”栏上，部门负责人签字核实；对缺码、重码或无码的证书纸，部门负责人还应在该证书上签字作废，与作废证书纸等同处理。 4.5证书专用纸的清理销毁 4.5.1各局船舶检验处负责协助局办公室定期将各单位的作废证书纸清理集中，经主管局领导批准后交局办公室进行集中销毁。销毁时，应有两位经办人在场。证书销毁的相关人员应在相应的《作废证书纸使用登记表》签名。 5 质量记录 5.1《证书纸入库登记表》（QR-7.5-01-15） 5.2《证书纸出库/领用登记表》（QR-7.5-01-16） 5.3《有效证书纸使用登记表》 5.4《作废证书纸使用登记表》 6 工作流程图（见下页）： 各分局船检证书专用纸管理工作流程图  组 织 阶 内 容 段 证书制作人 证书纸保管人 业务负责人 局办公室 主管局领导 证 书 纸 的 订 购 保 管 和 使 用 清 理 和 销 毁 批准分发 入库、保 管 Y N 向省局订购 拟定订购计划 汇总计划 批准 N Y 发出 登记/存放 记录 确认作废 制作证书 领取/记录 保管/分发 定期收集 /核对 定 期 清 理、上报 发出 销毁 收集、核对 批准销毁