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积极推进电子档案接收工作 不断提高现代化管理水平 李爱雪 沛县城乡建设档案馆 江苏 徐州 221018 【摘 要】 文章通过分析电子档案产生的时代背景和具有的优 势，论证了电子档案产生的必然性，强调了做好电子 档案接收前准备工作的重要性及做好准备工作的主 要渠道。 【关键词】 推进 电子档案 接收 Abstract: Through the analysis of the generated background and advantages of electronic archives, the paper expounds the inevitability of electronic archives, and emphasizes the importance of the preparationworkbeforereceptionandthemainchannelsofreception. Keywords: promote;electronicarchives; reception 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012） 自中华人民共和国住房和城乡建设部建办标函【2007】738号《关 于加强建设电子文件与电子档案管理规范宣贯和实施工作的通知》 下达以来，全国各地不少地区的城建档案馆已试行和开展了电子档案 的接收工作，探索出许多好的经验，摸索出很多成功的路子。但就绝 大多数地区的城建档案馆、室而言，目前还处在等待、观望或正着手 准备的初级阶段。为积极推进电子档案的接收工作，不断提高城建档 案现代化管理水平，本文就认真做好电子档案接收前期各项准备工作 谈点规浅认识。 一、广泛实行电子档案是必然的发展趋势 1 中华人民共和国行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》 （CJJ/T117—2007），已于2008年1月1日期正式实施。这就表明， 建设电子文件和电子档案，已经纳入城建档案馆、室业务范围，库藏 档案资源又增添了新成员。目前尚未开展电子档案接收工作的，不管 有多少理由，但总归是库藏档案资源建设的损失，是城建档案工作的 迟滞。为弥补落后，抓紧赶队，我认为首要的是尽快提高对建设电子 文件和电子档案重要性的认识，以敦促早日展开行动。 1、科学技术的发展产生电子档案。人类对信息记录、存储的要 求，随着社会的进步而发展。现代科学技术的飞速发展，特别是计算 机技术及信息技术应用的普及和深入，人类社会活动的记录形式发生 了重大变化，众多的非纸质文件得以生成或产生。尤其在办公环境不 断电子化的趋势之下，工程电子文件和电子档案便应运而生，而其主 体地位会越来越明显，它必将彻底改变我们所熟悉的工作方式。这种 信息时代带来的冲击和挑战，城建档案工作者必须清醒地认识，这是 信息技术发展的必然趋势，是顺应时代发展的新要求。为此，必须从 思想和理论上充分认识这一点，从而把电子档案的开发、运用尽快地 提到议事日程。 2、电子档案生动形象地再现了生产社会实践。城建档案馆、室 所接收的电子档案，是指具有参考和利用价值并作为档案永久保存的 建设电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。它和纸质档 案一样，同样具有原始记录性，具有有效性、阶段性、完整性等特点。 所不同的是，电子档案比纸质档案能更生动、更形象地再现生产社会 2 的实践过程，同时更有利于档案信息资源的整合和快速传递。因为建 设工程电子文件是在生产过程中通过数字设备及环境生成，以数码形 式将生产的全过程逼真地存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算 机等数字设备去阅读、处理、并可在通信网络上进行传送。读取电子 档案，如同身临生产和施工现场，其真实性和感染力，使其更富有利 用价值。 3、电子档案可以提高工作效率和生产力。随着城建档案信息数 字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，档案工作从初期从手工 操作、查询、保管到目前的计算机查询、信息传输、下载、智能监控 保管等，把人们从繁重单调的操作中解放出来，同时也使各种载体的 档案得到