如何加强物资采购过程中关键环节的管理与监督.doc

如何加强物资采购过程中 关键环节的管理与监督 【摘要】物资采购过程牵涉面广、权利与责任高度交织、多种技术经济因素交互作用。在公司快速发展时期，如何对物资采购过程关键环节强化监督管理，这是课题组本着多年以来从实践到理论再到实践的总结与探讨，本文就物资采购过程关键环节风险及其监督管理进行论述，其目的在于立足制度建设，强化物资采购关键环节的职能交叉监控，使物资采购过程的监督从他律走向自律，最大程度上减少和避免不廉行为的发生。 物资采购过程管理是一门系统科学。物资采购过程关键环节的监督与管理的目的在于使各职能部门职权明确、分工清楚、协调有序，从而实现工作的目标化、程序的规范化和管理的科学化，并减少物资采购工作中的随意性和盲目性，一方面有效的防范和控制物资采购风险，可以规范采购程序，促进公平竞争、使有限的资金购买到更多的质优价廉的产品，得到高效、优质的服务，实现货币价值的最大化,达到节约采购成本，有效提高资金使用效率。另一方面，在实践中不断地完善物资采购制度，优化物资采购程序，加强过程监督与控制，卓有成效地规避不廉行为和不良后果。本文就物资采购过程值得特别重视和把握好的关键环节进行分析和论述。 一、物资采购计划的制定 物资的采购计划,是根据各单位生产经营所需原材料、基建工程项目、维检修项目、技措技改等项目的实际需求制定的,又细分为年度计划、月度计划、零时计划，是经物资管理部门核定后制定的物资需要计划。据此确定物资采购渠道,组织物资采购工作。采购计划的准确与否，直接关系到企业成本的控制、库存物资的控制。 风险因素分析： 1、物资采购计划数量与实际需求数量不符； 2、物资采购需求计划未经有效审批； 3、用户单位提交需求计划中存在错误，导致对到货不认同； 4、使用单位主观上以特定的技术指标需求，导致招标范围狭窄，缺乏市场竞争。 监督管理重点措施： 1、用户单位、业务主管部门主管及领导、物资管理处业务主管及领导对物资采购需求数量、型号、规格、材质、产地、技术参数、要严细审核把关。杜绝未经审批计划物资采购。为杜绝产品在选型中成为独家生产供应商，各单位和相关部门如选择独家生产供应商必须说明理由。确保准确、严密、合理的物资采购计划； 2、制定严格采购计划审批制度，对于因计划造成的超储积压物资，要与惩罚考核相挂钩； 3、对于业务人员在主观上具有针对性、倾向性物资采购计划，物资管理处要特别注意甄别其行为动机，与业务主管部门、监督职能部门共同把关和处理，有效规避采购风险的形成。 二、物资采购招标前供应商的推荐备选 如何推荐备选资质齐全、资信程度高、质量过硬、价格合理、及时供货的供应商是物资采购关键之关键。通用物资，目前属于在买方市场下，绝大多数物资品种数量多、产品质量参差不齐、供应商资信等级有较大差异，有较大的选择余地，并可能成为牟取私利的空间。按照什么原则择优推荐备选供应商，由谁来最终决定等问题是监督的突出点。 风险因素分析： 1、缺乏科学的推荐备选方法，随意性较强； 2、选择余地小，缺乏有效竞争； 3、对供应商信息缺少了解，选择缺乏针对性； 4、个别供、需人员不操守职业道德，以权谋私，相互窜通，损害企业利益。 监督管理的重点措施： 1、在对供应商进行综合评定的基础上，建立科学的推荐备选方法，根据项目类别及项目特点，首先确定在哪一等级的供应商中推荐。对采购金额大、技术要求高的项目，通常在等级较高的供应商中推荐，反之，则在等级较低的供应商中推荐。在同等级的供应商中选择时，应包括以下几种情况的供应商：（1）在以往采购中有中标经历，且履约情况良好的；（2）在以往采购中虽未中标，但有一定竞争实力的；（3）从未参与过采购竞标的。在个别采购项目中，对由基层单位推荐的供应商，在确定供应商具备竞标资格的前提下，也可适当考虑，但不能超过被邀供应商总数的20%。通过这种方式，既可减少了人为因素的影响，体现公平性，同时又可以不断提高竞争力，满足采购项目的实际需求。 2、不断完善对供应商的绩效实施年度动态考核、评估、评价体系，不断的择优劣汰。 3、及时与同行业纪检及司法系统广泛沟通交流，获取不法供应商资源，将其列入黑名单，剔出其供应商备选投标资格。 4、加强关键岗位的警示案例教育和不相容关键岗位职能分离及其要害岗位人员定期轮换原则，有效杜绝物资采购人员假公济私、收受回扣、谋取私利行为发生。 三、技术协议的签订 在物资装备采购中，技术协议是对商务合同中技术内容的详细而又具体的约定，是商务合同不可缺少的补充和重要组成部分，买卖双方对于技术协议的商榷签订将直接关系到所采购物资及其装备的本质质量，其内容（1、设计引用标准规范、2、性能保证、3、技术参数范围、4、所需工况条件、5、检验、试验及验收、6、特殊材料及部件具体要求、7、外协件、外购件外协工序分包方及其质量的控制、8、安装、