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工作实务题示例 一、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是总经理助理高叶需要你完成的任务。（15分） 备忘录 至：秘书钟苗 自：总经理助理高叶 主题： 我公司准备召开全国办公用品展销订货会，为了开好这次会议，公司已决定与丽都大酒店签订展销订货会会场的协议。因该协议的内容关系到会议能否成功举办，所以请你就该协议内容应注意的事项提出一些建议，以便于我们在明天和公司有关人员讨论协议文本时作为参考。 谢谢。 总经理助理：高叶 ××××年×月×日【参考答案】 与酒店签订协议应注意的细节： 1．确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。餐桌座位安排、视听器材以及其他设备的图表都应将有关内容附于签订的协议书之后。 2．确定保证的客房间数，应列出参会者大多数人员的到达和离去日期、房费起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。 3．确定由旅馆提供的免费商品和服务（例如会议室及其布置，特别装饰，欢迎会的音乐和酒，飞机场接机，特别的娱乐活动，工作人员伙食，电影放映员及其他额外人员）。 4．确定任何特殊设备安装或改装，是否要增加特别人员、服务或设施，并明确开支怎样负担。 5．确定预订和开票手续，包括组织方为宾客承担财务责任的限度。 6．列明应向参加者个人直接收取的费用。 7．指定可以取消预订而不向参会单位收费的一段时间或最后期限。 8．协议还应规定酒店需及时通报重要变动信息的内容。 【评分标准】 前7点，每小点2分，第8点1分，共15分。 此题是“根据所给材料来进行工作实务设计和实施”的典型试题。总经理助理高叶要求秘书钟苗就与承办会议的酒店签订协议应注意的问题写出相关的意见和方法，这是内容单一、具体的实务题。【试题分析】 在秘书各级考试中，技能操作试卷里的“会议管理”部分都占了较大比重。根据《秘书国家职业标准》“对国家职业资格五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书的专业能力要求依次递进，高级别涵盖低级别的要求”规定，越高级别的秘书，需掌握的会议管理工作的难度就越大、越复杂。 对五级秘书来说，理论知识试卷主要是单选题，在会议管理“会议筹备’部分的知识要求上，应做到准确、规范，掌握基本常识。技能操作试卷要求掌握发送会议通知、制作会议证件和指示标识、会议室预订、确认会议住宿、能够确认最终的参会人员等，在录像中有一些会议筹备的细节要能够判断做法的对错。 对四级秘书来说，不仅要求掌握四级秘书会议筹备工作中的拟订会议议程和日程、提供会议地点备选方案、布置会场和安排座次、发布会议信息、安排会议食宿、车辆、邀请嘉宾、准备会议资料、会议用品、安排会议礼仪服务、检查会议常用视听设备等工作，还要求掌握五级秘书的发送会议通知、会议室预订、确认会议住宿等工作。 对三级秘书来说，不仅要求掌握三级秘书会议筹备工作中的拟订各种会议的筹备方案、督查会务的筹备情况、审核会议文件、与上司沟通会议的有关事宜、拟订会议的应急方案等工作，还要会四级秘书会议管理工作的拟订会议议程和日程、提供会议地点备选方案、布置会场和安排座次、发布会议信息、安排会议食宿和车辆、邀请嘉宾等内容。上述内容在工作实务题和情景录像题中经常是交叉的。 在近年试卷中，会议管理部分常以两种类型出现：第一，在工作实务题中，根据所给材料设计工作流程、阐述工作的内容、原则和要求，灵活使用工作的方法（见工作实务题示例）；第二，考题具有综合性，它往往涉及教材其他章节内容，表现形式是：会议管理章十其他的工作章节（或某个文种拟写）。这类考题既可能出现在工作实务题中，也可能出现在案例分析题中。二、背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15分） 便 条 钟苗： 为规范公司对于文件的收集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。 谢谢。 行政经理苏明 2007年3月15日 【参考答案】 备忘录 发自：秘书钟苗 发给：行政经理苏明 日期：2007年3月15日 主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义 内容： 1．收集会议文件资料的要求 （1）确定会议文件资料的收集范围。 （2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 （3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 （4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；及时采取措施补救毁损的文件资料。 （5）收集整理过程中要注意保密。 2．需收集的文件资料 （1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。 （2）会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。 （3）会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导