秘书-事务管理-时间管理.pptVIP

一天，双达公司经理办公室主任从外面出差回来，见办公室新来的冯秘书在办公桌前生闷气，便主动询问。原来刚才冯秘书被经理责骂了一通，心中很委屈。他向主任诉苦道：“经理每天都要交给我很多项工作，这项工作没完成，另一项工作又来了，搞得我不知如何是好，该先干哪项工作呢？结果，经理骂我无能。其实，我从早忙到晚，有时还加班加点，经理说我‘效率低下，瞎忙乎’，主任，你说我该如何办？” 主任应该怎样给冯秘书一个满意的答复呢 办事效率的要素： 一是准确（质量），二是迅速（时间、数量）。合理安排时间： 把明天必须做的工作写下来，按重要、紧急程度编上序号，并规定完成每项工作的具体时间； 用精力最佳的时间干最重要的工作，把例行公事放在精力稍差的时间去做； 保持时间上的“弹性”。一是时间利用要有余地，以防突发事件发生，二是注意劳逸结合，适当调节才能使工作有持久性； 善于集中时间。集中时间以处理较重要、耗时最多的工作，切忌把时间分割或零散化； 使一般工作案例化，固定工作标准化。处理一般工作只要按上次处理的方法即可，固定工作要制订出标准，用规章制度约束进行。出现新问题、新工作时，就有足够时间去做了。 1. 要事第一 ABCD法则 办事的优先次序 2. 以终为始 是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？ 3. 学会说“NO！” 1.耐心倾听 2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长 3显示慎重. 4.表情应和颜悦色 5.态度坚定 3. 学会说“NO！”（续） 6.指出拒绝的理由 7.拒绝的是请托而不是他 8.如有可能为他提供其他可行途径 9.切忌透过第三者来拒绝 4.如何对付不速之客 1. 不要采行无条件的‘门户开放政策’ 2. 授权秘书对约会事宜作初步之安排 3. 授权秘书甄别并拦截来客。 4. 规定接见部属之时间。 4.如何对付不速之客（续） 6. 在办公室外接见外界不速之客。 7. 站立会客。 8. 让秘书控制会谈时间。 限时面谈。 10. 宁可提早上班，但不要延迟下班。 11. 定期与部属会面。 5．如何减少冗长会议 会议前 会议中 会议后 6．办公桌上的“5 S”运动 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理 整顿 清扫 清洁 修养 四、时间管理矩阵图 五、时间管理的工具 工作中,有哪些工具可以用来管理时间? 时间表有哪些种类呢？（电子表格 ） 年度计划表 月度计划表 季度计划表 周计划表 日程表 工作日志 （1）年预定表。组织在每年度例行的主要业务活动，及有关活动事项一览表，所记载的活动事项有法定节假日、组织全员大会等.。 （2）月预定表、周预定表、日预定表。 月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。 周预定表是一个月预定计划中的一周计划，比月预定表更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。 日程安排表 编制日程表时应注意以下事项： 1、注意轻重缓急 2、预约 3、留有余地 4、内外兼顾 5、行踪保密 6、提高效率 7、领导同意 工作条理性训练 周一上班,行政助理小李需要完成以下工作: 1、给某客户打电话，与对方联系自己的领导下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议复印所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页） 3、向人资部门写报告，申请今年的休假。 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件 6布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡 7、为上司预定周末去天津的火车票 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅 9、做这些事的同时，他还接待了3位访客，接了数个电话 他迅速地开始工作，弄得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。你帮他出出主意，该如何处理这种情况？ 编制时间表的注意事项 1、尽可能归为一页，并标出时间段 2、表内包括日期、时间、活动内容、地点、备注等 3、当计划变动时，应及时变更计划表 4、认真细致、主动沟通、留有余地 5、领导一份、本人留存一份 6、用简明的文字将信息填入表格，包括内容等 实战演练 2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长